Våren är här och det innebär att säsongen av stämmor både i bolag och bostadsrättsföreningar som har kalenderår har börjat. Sitter du i styrelsen i en bostadsrättsförening eller känner någon styrelseledamot som är stressad inför kommande stämma och tycker att det är en besvärlig situation? Det kan vara en eller flera besvärliga medlemmar som har som mål att motarbeta styrelsen, motioner eller beslut som berör många medlemmar och väcker många åsikter och känslor som till exempel stambyte eller fönsterbyte som ska tas på årsstämman.
Katarina Biertz är advokat och har lång erfarenhet av att både sitta i interimsstyrelser i bostadsrättsföreningar och genomföra stämmor. Här kommer hennes tips på vad man ska göra för att ha en lyckad årsstämma.
1. Lokal
En passande lokal ska bokas i förväg, kan vara långt i förväg för stora stämmor, lokalen ska vara tillräckligt stor om alla medlemmar kommer, luftig och ha bra luft. Uppskatta gärna i förväg hur många medlemmar som troligtvis kommer och titta även på statistiken på antalet närvarande på föregående stämmor.
Se även: Hur ni lyckas med er digitala stämma
2. Kallelse
Kallelse till årsstämman ska skickas i förväg. Hur lång tid i förväg framgår det av stadgarna och lagen, oftast senast fyra veckor före ska medlemmarna ha fått kallelsen på det sättet som anges i stadgarna, nämligen per e-post, utdelning i brevlåda, per brev osv. Det är dem frågor som står i kallelsen på dagordningen som stämman kan fatta beslut i. Andra frågor som tas upp på dagordningen på stämman kan diskuteras men inget formellt beslut får fattas. Därför är det viktigt att styrelsen tänker igenom särskilt noga vilket förslag till beslut som styrelsen ger till stämman. Det kan vara ett tydligt förslag eller flera förslag i en fråga men det ska vara lätt att förstå både bakgrunden till beslutet och vad det blev för beslut. Det kan också vara en god idé att be en jurist att titta igenom bakgrundsinformation och förslag till beslut för att eliminera missförstånd.
Tips: Mall för kallelse till årsstämma
3. Smidig avprickning av röstlängden (främst föreningar med över 100 medlemmar)
Att undvika köer, frustration och stress och snabbt få in medlemmar på plats i lokalen är guld värt och ger en extra stjärna till styrelsen. För att tackla den utmaningen kan man ha flera personer som ansvarar av avprickning av medlemmar på en viss adress. Denna metod förutsätter en tydlig markering så att medlemmarna på adress A går till rätt avprickningspost. Röstlängden är oftast i pappersformat och att hitta rätt namn och person tar tid. För att effektivisera processen kan man ha flera datorer som är kopplade till internet och använda SAMMA röstlängd digitalt i Google documents. Fördelen med att använda Google documents är att uppdateringen sker i realtid och sökning av namn sker mycket snabbare, medlemmar kan gå till samtliga avprickningspunkter oavsett adress.
4. Mikrofon vid stora stämmor
Om det är en stor förening med många medlemmar och en stor lokal är hyrd för stämman kan det vara svårt att höra både stämmoordföranden och medlemmar som ställer frågor, hyr gärna mikrofoner och ljudutrustning med eller utan ljudtekniker. Om man har mikrofoner som är avsedda för medlemmar, ha gärna någon som är ansvarig för att distribuera mikrofonen till dem som vill prata.
5. Motioner
Medlemmar kan i enlighet med stadgarna lämna motion med förslag till åtgärd till årsstämman. Behandling av motioner kommer oftast på slutet av stämman efter att man har fastställt årsredovisning och valt nya styrelseledamöter. De flesta medlemmar brukar bli trötta när man kommer till den punkten och många lämnar stämman. Vissa styrelser uppmanar sina medlemmar att inkomma med motion till stämman. Man kan upplysa om tiden för motioner.
6. Fika
Stämmor brukar ta minst 2 timmar. Ha gärna vatten och/eller fika i lokalen. När blodsockret faller tar allting längre tid och tålamodet och humöret brukar inte bli bättre av det utan tvärtom.
7. Rösträknare och justerare av protokoll
Stämman ska välja 2 rösträknare för att räkna röster vid beslut. Att vara rösträknare är en ärofylld och viktig uppgift. Det är rösträknarna som meddelar ordföranden vid öppen och sluten omröstning hur många som har röstat för och emot ett beslut. Stämman ska också välja 2 justerare av protokollet. Det kan vara samma personer som rösträknare eller andra personer. Hur man formulerar ett beslut kan få stora konsekvenser för styrelsens befogenhet och föreningen. Därför är det bra att valberedningen eller styrelsen tar tag även i frågan om rösträknare och justeringsmän och föreslår vilka som kan ta på sig den uppgiften.
Relaterat: Mall till protokoll för årsstämma
8. Valberedning
Oftast väljs det några nya styrelseledamöter på varje årsstämma. Att byta ut hela styrelsen är en dramatisk händelse och avråds starkt och ska inte användas om det inte finns misstankar om förekomst av brottslig verksamhet bland styrelseledamöter. Om man byter ut hela styrelsen tappas kunskap om föreningen och i specifika ärenden och det är svårt att kompensera det tappet. Maximalt en halv styrelse ska bytas ut. Sittande styrelse ska ha en dialog med valberedningen om vilket förslag valberedningen kommer att lägga fram avseende nya ledamöter och även arvode för styrelsen.
9. Årsredovisning och ansvarsfrihet till styrelsen
På årsstämman fastställs årsredovisningen för föregående år. Be gärna föreningens revisor eller bokföraren/ansvarig för den ekonomiska förvaltaren att gå igenom den för medlemmar. Den personen eller stämmoordföranden ska också förklara vad ansvarsfrihet för föregående år för styrelseledamöter innebär. Endast i dem fall där man misstänker oegentligheter ska man inte bevilja ansvarsfrihet. Anledningen till det är att det skadar förtroende för och arbetsvilja hos styrelseledamöter, man kan ha svårt att rekrytera nya ledamöter till styrelsen samt banker reagerar negativt om ansvarsfrihet inte beviljas genom att till exempel höja räntan på befintliga lån som föreningen har.
10. Omröstning
På stämman är huvudregel att dem flesta beslut fattas genom att stämmoordföranden frågar och ber medlemmar att säga ja till ett eller flera förslag till beslut. Medlemmar röstar genom att ropa. Om någon medlem begär votering ska det genomföras. Vid öppen votering räcker medlemmar upp händer eller visar färglappar för att rösta och rösträknare ska sedan räkna resultatet. Votering kan också vara sluten. Det innebär att alla röstberättigade medlemmar lämnar en lapp med en skrivelse ja/nej till aktuellt beslut och rösträknare sedan tillkännager resultatet. Den slutna omröstningen vid stora stämmor är mycket omständliga och tar lång tid att genomföra. Om styrelsen misstänker att en eller flera frågor är så pass känsliga att en sluten omröstning kan begäras finns det digital utrustning för omröstning att hyra för tidsbesparing. Vid avprickning får man en dosa som man senare använder vid sluten omröstning. Det är rätt kostsamt men det kan vara bra att veta exakt hur många röstade i en viss fråga.
11. Stämmoordförande
En effektiv och lyckad årsstämma med nöjda medlemmar och styrelsen beror väldigt mycket på vem som leder stämman, om den personen har kunskap om vilka regler som styr stämman, är förtroendeingivande, lyhörd och effektiv. Duktiga stämmoordföranden bokas upp mycket fort. Det är också ordföranden som väljer sekreterare till årsstämman. Att ha ett korrekt skrivet protokoll är viktigt särskilt i dem föreningar som har bråkiga medlemmar eller stora beslut att ta.
Har du frågor om artikeln eller ämnet, kommentera gärna nedan. Du är även välkommen att ringa mig på 073 94 81 756, eller mejla till katarina@goddaslaw.se
