Microsoft Corporation utnämndes år 2009 till den bästa arbetsplatsen i Europa. Men vad är det som gör att Microsofts arbetsplats är bättre än sina konkurrenters? Nedan följer några exempel på vad de anställda gör en helt vanlig dag på kontoret. Kanske kan deras förehavanden vara en ledtråd till Microsofts framgångar inom god arbetsmiljö.

- Remmert Van der Berg, fälttekniker i Holland, ringer till kontoret och säger att han inte kommer vara där på förmiddagen. Han kommer att jobba hemifrån. Detta är inga problem för honom eftersom han har en ADSL-uppkoppling som företaget står för, liksom en bärbar dator och en smartphone. Remmert uppskattar flexibiliteten och kan spara både tid och ansträngning genom att sköta sitt jobb oberoende av sin geografiska placering.

- Emma Johansson, en supporttekniker i Sverige, gör sig klar för att gå på ett yogapass. Detta gör hon två gånger i veckan innan hon börjar jobba.

- Hans Nielsen, en dansk supporttekniker, bokar in ryggmassage på lunchrasten.

- Matteo Rossi är glad. Hans dotter, som är student vid ett italienskt universitet, har precis fått en belöning från företaget för sina utmärkta resultat vid examen. Microsoft menar att de anställdas framgångar skall belönas, och även om dottern inte är medlem i Microsofts familj genom att vara anställd så är hon det genom sin far.

- Jonas Meier, ledande inom teknik på ett kontor i Tyskland, har inga problem med barnomsorg till sin 4 år gamla dotter. Detta tar företagets familjeservice hand om.

Microsoft tänker långsiktigt

Situationerna som beskrivs ovan bidrar inte direkt till Microsofts välgång sett utifrån. Att låta sina anställda gå på yoga eller få massage på lunchen är ingenting som lyser grönt i böckerna när årets resultat skall sammanfattas. Microsoft har dock insett att man inte alltid kan mäta framgång i siffror och att dessa handlingar kommer att betala sig mångdubbelt på sikt.

För den här typen av service är typisk för alla Microsofts kontor, i alla 14 förgreningar i Europa. Det är med dessa förmåner som Microsoft håller sina anställda glada och motiverade. Det är faktiskt andra gången som bolaget vinner priset för bästa stora arbetsplats, ett pris som årligen delas ut av ”Great Place to Work Institute”. Över 7000 anställda från Österrike, Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Tyskland, Grekland, Irland, Italien, Nederländerna, Norge, Portugal, Spanien och Sverige trivs med vad denna fantastiska arbetsplats erbjuder.

Är det verkligen allt som krävs?

Men räcker det då med att erbjuda gratis Internet hemma och flexibla arbetstider för att lyckas fånga den anställdas lojalitet?  Även om dessa förmåner bidrar till en god arbetsmiljö så krävs det mer än så för att ett företag ska få den här utmärkelsen. Arbetsplatserna utvärderas av institutet utifrån sina metoder, förmåner som ges till de anställda och deras familjer, och vad de gör för att erbjuda en bra arbetsmiljö för alla.

I undersökningen poängterar anställda hos Microsoft företagets vänliga och öppna kultur där företagsledningen är väldigt lätt att tala med och alltid är tillgänglig för alla. Den informella tonen där man till och med tilltalar högre chefer med tilltalsnamn gör att alla känner sig öppna och bekväma med att yttra sina åsikter, förslag och bekymmer. Anställda använder sina bloggar för att regelbundet diskutera problem och frågeställningar.

En lyhörd företagsledning

Men vad är det då som håller dessa diskussioner igång? Att företagsledningen lyssnar och svarar på sina anställdas förslag och idéer är en självklarhet hos Microsoft. Avdelningscheferna gör undersökningar, håller fokusgruppdiskussioner och låter sina anställda fylla i enkäter där de frågar dem om deras idéer och bekymmer.

De uppmuntrar anställda att tänka ut nya och kreativa idéer och tillhandahåller program som Microsoft Research Tech Fest (ett årligt event där Microsoft bjuder in sina forskare runt om i världen för att dela sina senaste resultat med resten av företaget) i samma syfte. Microsoft ser sina anställda som sin största tillgång, för det är dem och deras kompetens som skapar framgång. Man värderar humankapital och kvalitet högre än produktivitet och kvantitet.

Denna öppna miljö gäller inte bara kommunikationsflödet. Alla anställda kan få förmåner och belöningar, oavsett position och kön (vilket kan vara ett problem inom andra företag). Detta är ett fantastisk motivationsknep som gör att även de anställda gläder sig åt Microsofts framgångar. De har ju faktiskt också personliga motiv till att företaget gör bra ifrån sig; ju bättre Microsoft presterar, desto bättre belönas den anställda. Att väva samman företagets prestationer med den anställdas skapar en bättre sammanhållning och bidrar till en bättre slutprodukt.

Tänd dig exempelvis in i följande situation:

En anställd måste jobba övertid på kontoret. Han kommer hem sent och tillbringar därför mindre tid med familjen. Detta behöver inte vara negativt, om det bara händer ibland. Om det däremot pågår i flera veckor i sträck så kommer det definitivt att påverka den anställdas privatliv, både som individ och tillsammans med familjen. När detta händer kommer hans prestationer i arbetet med all säkerhet att bli lidande vilket ganska logiskt har en negativ inverkan på företaget i stort. Det är därför Microsoft siktar på att ge sina anställda en bra balans mellan arbete och privatliv. Detta är också något som deras anställda poängterar som en anledning till varför företaget är en så bra arbetsplats.

Microsofts arbetsmodell

Hur uppnår man då det här? Med Microsofts arbetsmodell så kan de erbjuda flexibla arbetstider och den senaste tekniken.Flexibla arbetsplaner kan betyda att arbetstiderna är flexibla eller komprimerade, eller att man helt sonika kan byta arbetsplats och variera sina arbetsuppgifter.

Anställda erbjuds också som en extra morot den senaste tekniken med allt från smartphones till ADSL och datorer. Arbetarna kan med hjälp av de tekniska hjälpmedlen sköta sina uppgifter effektivt i hemmets lugna vrå, om de så vill. Genom att erbjuda flexibelt arbete så tror Microsoft att man kan infria den anställdas inneboende potential och få henne att prestera över sin förmåga. Ibland så kan ansvar vara ett motiv i sig att göra bra resultat.

Den informella arbetsplatsen

Tycker du att Microsofts anställda har det bra på jobbet? Vänta bara, det finns fler orsaker till att företaget värderas så högt i sina anställdas ögon. Kanske inte lika viktiga som de andra, utan mer som grädden på moset. Det är oftast det där lilla extra som gör den stora skillnaden.

- Happy hour. Den andra fredagen i varje månad samlas de anställda och företagsledningen. Det börjar med en presentation från ledningens sida och sedan följer mat och dryck.
- Gratis dryck och kaffe.
- Fotbollsspel och Xbox. Har du inte tid att leka på kontoret? De anställda kan faktiskt låna hem en Xbox, vilket antagligen är en stämningshöjare när man ska umgås med barnen.
- Eftersom de arbetar för Microsoft får de självklart rabatt och fördelar i Microsofts egna butiker.
- De anställda får vara sig själva. De får klä sig fritt och göra det personligt på sin arbetsplats.

Går det verkligen ihop sig..?

Allt detta kostar så klart pengar. Varför satsar företaget fortfarande på resurskrävande aktiviteter när finanskrisens klor fortfarande håller den globala ekonomin i ett järngrepp? Vore det inte logiskt att dra in på utgifterna när man inte tjänar lika mycket pengar som tidigare?

Jag läste häromdagen en artikel på bolagets hemsida och jag lånar ett citat därifrån som jag tycker förklarar Microsofts agerande. Jean-Philippe Courtois, VD för Microsoft International och förste vice VD för Microsoft Corporation säger: ”Människor sitter i företagets hjärta, och ett mycket skickligt, motiverat och brinnande lag är livsviktigt för framgång… Att investera i människor och skapa en arbetsmiljö som använder den senaste tekniken har gjort det möjligt för personalen att forma sitt eget sätt att arbeta och interagera med sina kollegor. Detta har skapat en bra balans mellan arbete och privatliv samt ett väldigt motiverat och starkt lag.”

Investera mer, spara mer

På företagets hemsida presenteras alla Microsofts kommunikationssätt (e-post, röstbrevlåda, IM [Instant Messaging], VoIP [gratis samtal över internet], ljud, video och webbkonferens). Där kan man också hitta videoklipp som visar hur man kan spara in på andra kostnader och lämna plats för en mer effektiv verksamhet. Såväl direktörer som anställda kan göra sina uppgifter och sköta sin verksamhet var och när som helst. Det innebär att företaget kan spara pengar på resekostnader och utgifter för telekommunikation.

Vill du ha siffror? Microsoft rapporterade att de årligen kan spara $212 miljoner. Där har du hårda bevis på att den informella arbetsmodell som Microsoft tillämpar verkligen fungerar. De mjuka bevisen har du säkert redan snappat upp vid det här laget. Eftersom alla alltid är tillgängliga blir också kommunikationen mer effektiv vilket resulterar i att arbetet kan skötas effektivare.

Ignorera girigheten

För att återgå till huvudfrågan; vad är det egentligen som gör Microsoft till en så bra arbetsplats? Microsoft har visat att människorna är företagets viktigaste tillgång och att ta hand om dem kommer att löna sig i det långa loppet. Trots att finanskrisen tvingar konkurrenter att skära ned så håller Microsoft sin fana högt vad gäller arbetsmiljön eftersom de vet att det är effektivare att följa sin modell fullt ut än att skapa osäkerhet genom att förändra en väl fungerade arbetsplats. Det är genom kontinuitet och tillit som man skapar ett bra resultat, inte genom girighet och kostnadsbesparingar. Och det har Microsoft förstått för längesedan.