Vad betyder delegera?
Att delegera betyder att man överlåter beslutsrätten och ger ansvaret till andra medarbetare. De får alltså befogenhet att själva ta beslut som behöver fattas för att lösa en uppgift.
Det gamla uttrycket "om du vill ha något gjort, gör det själv", passar inte in i affärsvärlden idag och inte heller på dagens chefer och företagsledare som ständigt är upptagna med uppdrag och tidsfrister. Många chefer finner sig begränsade av de antal timmar de har till förfogande vilket inte är hållbart i längden.
Att ”ge upp kontrollen” och försöka delegera är samtidigt en utmaning som många fruktar mer än att arbeta tolv timmar om dagen, sex dagar i veckan.
Att delegera är nödvändigt för framsteg
En effektiv chef inser dock sina begränsningar och har förtroende för både sin förmåga att delegera och för sina underordnade. Det finns fem åtgärder för att försäkra dig om att delegeringen sker på ett sätt som inger förtroende och som på ett kraftfullt sätt kommer att ge bäst resultat, för dig som chef, för företaget och för dina medarbetares arbetsmoral och självkänsla.
1. Förtydliga uppdraget
Titta noga över uppgiften och vad som krävs för att slutföra den. Vilka steg är involverade i uppdraget? Vilka kunskaper behövs? Vem i organisationen är bäst lämpad för att utgöra denna uppgift? Om du inte är klar och tydlig med vad du vill ha ut av ditt uppdrag kommer resultatet troligtvis inte att bli som du hoppats på.
Att hitta personen med nödvändig kompetens och erfarenhet för att göra jobbet är bara hälften av utmaningen. Efter att du har utsett rätt person som du vill delegera uppgiften till så måste du vara tydlig med vad du vill ha gjort. För bästa resultat, beskriv en klar bild av det färdiga resultatet av uppdraget. Låt sedan dina underordnade själva välja de metoder och strategier som de anser vara bäst. Så länge som du har klargjort målet med uppgiften är det personen du valt att delegera till som är bäst lämpad att bestämma det sätt eller metod som är rätt, för att nå ett positivt resultat.
2. Specificera befogenheter
Varje gång du delegerar ett projekt delegerar du också befogenheter. Det är meningslöst att ge ett uppdrag till någon och inte samtidigt delegera de befogenheter som behövs för att samla information, ta hjälp av andra och i allmänhet utnyttja företagets resurser.
När du förtydliga uppdraget förklara då samtidigt de befogenheter personen har och vilka resurser som finns till förfogande. Var tydlig med om det finns restriktioner och begränsningar.
3. Informera alla berörda parter att uppgiften har delegerats
Din utsedda kommer att ha behovet av samarbete för att slutföra projektet. Det är också viktigt för att undvika missförstånd och förvirring. Låt alla veta att du har delegerat denna uppgift och till vilken som uppgiften har delegerats. Att ta för lätt på att kommunicera detta kan komma att sabotera din anställdes möjligheter att lyckas.
I organisationer där alla har tydliga roller kan förändringar leda till osäkerhet och oro. Undvik "fikarumsskvaller" genom att vara uppriktig med dina anställda och förklara att du hoppas att de kommer att samarbeta med de utsedda, precis som de skulle samarbeta med dig.
4. Låt fler delta i uppgiften
Anställda som uppmuntras att delta i de krav, metoder, befogenheter och tidsramar för ett visst projekt, är mer motiverade och entusiastiska när det gäller att ta till sig nya uppgifter.
Detta illustrerar en chefs förtroende för personen och dennes förmåga. När anställda känner att de har en hörd röst i ett visst projekt finns det en högre grad av tillfredsställelse, motivation och ansvar för resultatet.
5. Skapa en öppen linje för kommunikation av feedback och övervakning av processen
När ni bestämmer scheman och riktlinjer för rapportering, se även till att dina anställda har en rutin för hur ni ska handskas med frågor, rådgivning, och eventuell oro som kan uppstå. Att delegera är en pågående process och kommunikationen är viktig för dess framgång. Detta bör inte bara omfatta dina underordnade utan även andra chefers frågor och funderingar under tiden som projektet fortskrider.
Att delegera är en fråga som fler och fler chefer ställs inför då personalbudgetar stramas åt, samtidigt som kraven på chefers resultat växer. Att delegera är inte ett tecken på begränsning eller svaghet utan ett tecken på en säker och trygg chef som kan dra nytta av de talanger som finns inom organisationen.
Faktum är att delegera är det mest sanna testet av en chefs förtroende. Uppdraget för varje chef måste vara att lita på sig själv och att lita på det team han eller hon har byggt upp. För när allt kommer omkring. Varför bygga en organisation om du inte sedan använder dess talanger?
"Hemligheten bakom framgång ligger inte i att göra sitt jobb, utan att upptäcka den som är lämplig att göra det". – Citat av Andrew Carnegie
