Med det tempo som krävs på arbetsplatser idag är traditionella utvecklingssamtal och medarbetarenkäter överspelade. Nu behövs instant feedback, hävdar Claes Knutson, författare till böckerna "Challengers! Företagen som ritar om kartan" och "Har du attityden?"

Organisationer blir alltmer lättrörliga där medarbetare förväntas ta egna initiativ och driva på. Vi behöver röra oss snabbare, reagera snabbare och vara mer proaktiva. Ett verktyg är instant feeback - direkt och tydlig återkoppling. Den kan handla om resultat eller om beteende.

Att göra saker rätt eller rätt saker – återkoppling på resultat

För återkoppling på resultat krävs tydliga mål och uppdateringar om hur man ligger till i förhållande till dessa. Ett lysande exempel på instant feedback är ett framgångsrikt företag i retailsektorn som startar varje dag med en stand up med hela personalen för genomgång och diskussion av gårdagens försäljning. Det som hände igår påverkar det som ska göras idag.

Dåliga, och tyvärr vanligare, exempel är alla de företag som informerar personalen om resultatet en gång om året, eller möjligen en gång i kvartalet. Då är det svårt för medarbetare att justera det man gör. Vanligt är också att rapporten speglar förra årets resultat. Då blir det helt omöjligt för organisationen att dra nytta av medarbetares initiativkraft för att förbättra och förstärka resultaten.

Fel inställning eller rätt attityd – återkoppling på beteenden

För feedback på beteende väntar många till det årliga – i bästa fall halvårsvisa – medarbetarsamtalet. Men återkoppling som läggs på hög så länge är inte mycket värd. Om en vecka eller månad är risken stor att den inte längre är relevant och chansen att åstadkomma förändring har försvunnit.

I stället måste både ledare och medarbetare vara beredda att föra en dialog där de ger feedback på attityder och beteenden, trots att det kanske inte alltid faller sig naturligt. Men genom att agera direkt fångar man situationen och kan vara konkret med vad man menar. Det gäller både positiv och negativ återkoppling. Det handlar om att skapa en kultur av att ge och ta i farten. Då blir det odramatiskt och konstruktivt, man tar udden av det läskiga i att ge och få feedback. Feedbacken blir ett naturligt sätt att vara för att arbeta bättre tillsammans och den personliga aspekten försvinner.

Hanterar du positiv feedback direkt och konkret, ökar chansen att du får se mer av det du återkopplar på. Ekvationen är enkel – folk som får cred tenderar att fortsätta med det de får beröm för. Enkelt, ändå lyser detta beteende med sin frånvaro.

Ett exempel på långsam och med risk för icke relevant feedback är traditionella medarbetarundersökningarna. Tanken är god – medarbetarnas synpunkter på arbetsplatsen ska tas tillvara. Men strukturen och tidssambandet blir fel. Från det att enkäterna lämnats tills resultatet har sammanställts, rapport skickats till ledningen, denna har delegerats till berörda chefer att följa upp det som framkommit, tid hittats för möten, åtgärder beslutats osv, hinner det gå ganska lång tid. Tid som man kunnat ägna åt att åtgärda problemen direkt eller ta hand om den positiva feedbacken. Och hur många kommer ihåg vad de svarade i en enkät för flera månader sedan? Om åtgärderna kommer först långt senare, hur relevanta blir de då?

Ett tredje exempel på alltför långsam återkoppling handlar om så kallade ”svåra samtal”. Det finns gott om kurser för chefer i konsten att hålla sådana. Men har man kommit dithän att det behövs ett svårt samtal så kan det i själva verket handla om att man missat att återkoppla i tid. Så satsa på snabba samtal för att minimera antalet svåra samtal. Och vi kommer definitivt inte öka tempot genom att gå på kurs i att hålla dessa samtal som återkopplar på ackumulerat felaktigt beteende.

Utåt kallar man gärna det ”förstärkande” samtal i motsats till positiva samtal. Sådan omskrivning är dock bara trams enligt mig. Skulle ett positivt samtal inte vara förstärkande? Vi måste sluta svamla! Det du får tillbaka är mer tid att ägna åt positiva saker som tar dig framåt.

Fem praktiska tips för att lyckas med instant feedback

• Diskutera i teamet syftet och formen för instant feedback. Hur och när? Enskilt eller i grupp? Vad tjänar vi som team på att vara raka och tydliga?
• Inför en 48-timmarsregel för all feedback, positiv som negativ. Då får man en tydlig koppling till den specifika händelse som man vill se mer av, ändra eller förebygga.
• Undvik att linda in kritik i något positivt för att mottagaren ska ha lättare att ta emot budskapet.
• Var tydlig och konkret så kommer mottagaren uppleva det ofta som positivt att de slipper tolka och gissa.
• Be om ”kvitto”. Se till att personen du talar med – genom att återberätta vad som ska göras mer av, ändras eller förebyggas – bekräftar att budskapet har landat. Det gäller både vid positiv och negativ feedback. Det är faktiskt inte ovanligt att människor inte tar till sig av positiv feedback. Det fina med kvittot är också att ansvaret blir tydligt.