3 sätt att påminna kunden och få betalt
1. Sälja dina fakturor
Många lämnar sina fakturor till en professionell aktör för att slippa hantera dem, och på så sätt kan man ägna sig åt den positiva delen i kundrelationen – i de fall kunden inte skulle betala. Du kan lägga ut hela din fakturering på en partner, eller du kan göra det vid de tillfällen när fakturan inte betalas. Om du har en långsiktig relation med det företag som sköter dina fakturor kan du sätta upp ett individuellt avtal med dem.
Om du anlitar exempelvis ett factoringföretag enbart när du inte får betalt kommer de att ta en procent av fakturan, betala ut resterande del till dig och sedan ta hand om indrivningen. Oftast i dessa avtal står du ändå för risken ifall fakturan inte betalas. Det är mycket sällan som ett factoringföretag är beredda att även ta över risken, och om de mot förmodan skulle göra det blir det mycket dyrare.
Observera att factoring, att sälja dina fakturor, är kostsamt och något många företagsekonomer avråder från att göra.
2. Kontakta kunden – ring upp
Om du sköter faktureringen själv är det mest effektiva sättet att få in dina pengar att ringa upp kunden och prata personligen. Allt fler företag kontaktar sin kund personligen eftersom det fungerar mycket bättre än att skicka mejl eller brev. Om kunden fått tillfälliga betalningsproblem, vilket har drabbat flera skötsamma företag under pandemin, kan du ge kunden möjlighet att föreslå ett datum som fungerar.
Att samarbeta i denna fråga och att sätta ett datum som kunden kan klara av leder till en mycket god relation och när kunden återhämtat sig kommer definitivt affärerna att landa hos dig. Bedöm detta från fall till fall.
3. Sätt upp en avbetalningsplan tillsammans med kunden
Samarbeta med kunden och sätt upp en betalningsplan. De flesta kunder känner tacksamhet inför en sådan dynamik, vilket kommer att gynna dig när kundens intäkter är tillbaka. Det är viktigt att du är professionell när du frågar kunden hur företaget går. Du behöver fråga för att kunna göra en bedömning av den löpande betalningsförmågan, samt fråga hur de tänkt lösa betalningen av fakturan.
Även om du är dynamisk och samverkar med kunden behöver du vara bestämd vad gäller förfallodagarna, en överenskommelse måste hållas och det behöver förmedlas tydligt. Som i vilket avtal som helst, oavsett situation, så ska förfallodagen hållas.
Var bestämd med datum
Om du samverkar med din kund och sätter upp ett eller flera datum i en avbetalningsplan behöver du låta kunden veta vad som kommer att hända om avvikelse från planen inträffar. Om kunden missar datumet, eller det första datumet i en avbetalningsplan, behöver du omgående sända ett meddelande och påminna om processen som utlöses om betalning inte sker inom exempelvis 2–3 arbetsdagar. Processen kan vara att du lämnar över fakturan till ett inkassobolag, eller du kanske säljer den till ett factoringbolag. Du ska inte vänta med att sända fakturan vidare om kunden bryter en överenskommelse, det påverkar din egen cashflow/likviditet negativt.
Ibland behövs hårdare nypor.
Åtgärder för att driva in pengarna:
Påminnelse och dröjsmålsränta
Påminnelser kan skickas ut via brev eller email, detta är dock inte lika effektivt som att ringa upp kunden. Du kan naturligtvis sända ut en påminnelse, addera påminnelseavgift, och om betalning inte sker kan du sända fakturan till ett inkassobolag. Detta innebär dock att din kundrelation mest troligt inte blir lika bra som om du samverkar med kunden.
Hur du skickar en påminnelse:
En påminnelse är egentligen ursprungsfakturan men där det tydligt framgår att det är en påminnelse samt att avgift och dröjsmålsränta tas ut. Standard är att du som företagare har rätt att lägga på en påminnelseavgift på 60 kronor på fakturor som skickats till privatpersoner.
För fakturor till företag och myndigheter har du rätt att ta ut en förseningsersättning på 450 kronor, utöver dröjsmålsräntan.
Dröjsmålsräntan bestämmer du egentligen själv men den skall vara skälig, om den kan anses för hög kan den ogiltigförklaras om du hamnar i en tvist. Du får fram din dröjsmålsränta genom att addera din ränta till den statliga referensräntan som du hittar på Riksbankens hemsida.
Vill du ha något att utgå ifrån kan du använda dig av den lagstadgade dröjsmålsräntan som ligger på 9 procent (lagstadgad dröjsmålsränta 8 procent + 1 procent referensränta). Du räknar ut dröjsmålsränta för din faktura genom att ta fakturabeloppet x dröjsmålsräntan x antal betalningsdagar. Summan delar du sedan med 365 och du får ut din dröjsmålsränta i kronor.
En vanlig fråga:
Behöver jag skicka påminnelse innan jag skickar till inkasso?
Nej, det finns ingen lag eller några regler som säger att processen måste ske på ett visst sätt, vilket gör det fritt fram för företagare att skicka en räkning direkt till inkasso. Men alla kan missa en räkning och att inte ge kunden en andra chans kan skada ditt rykte.
Inkasso
Om betalningen fortfarande inte inkommit kan du sända fakturan till inkasso. Som företag kan du välja att samarbeta med ett inkassobolag vilket givetvis kostar pengar men kan vara en god hjälp. Ett inkassoföreläggande är egentligen endast en starkare påminnelse med högre avgifter som säger till kunden att denne bör betala fakturan snarast. Inkasso är sista anhalt innan fakturan överlämnas till Kronofogden och där det finns risk för att en betalningsanmärkning kan uppstå. På så vis kan ett inkassokrav väga tyngre än endast en vanlig betalningspåminnelse.
Kronofogden
Det allra sista steget i denna process är Kronofogden. Med största sannolikhet kommer du bli tillfrågad om du vill att inkassobolaget ska skicka fakturan vidare eller inte. Då upprättas en ansökning hos Kronofogden där det först och främst måste fastställas om det föreligger en skuld eller ej. Därefter kan institutionen utföra nödvändiga åtgärder för att summan blir betald.
Det kan potentiellt vara kostsamt att nyttja Kronofogdens tjänst men detta beror givetvis på hur stort fakturabelopp det handlar om. Det är ju trots allt skillnad på att driva in 30 000 kronor mot 500 kronor.
Observera att om den betalningsskyldige vill bestrida fakturan kan detta till slut hamna i tingsrätten.
Relaterad läsning: Är någon skyldig dig pengar? Så här driver du in skulden själv genom fogden
Fakturera för att minska risken – går det?
Hur gör man för att fakturera så att man verkligen får betalt?
Det finns naturligtvis ingen garanti för att fakturor betalas, men om du gör affärer med en specifik kund är det förmodligen för att du räknar med att fakturan ska betalas. Det viktiga från din sida är att fakturans betalningsvillkor är tydliga, att förfallodagen syns och vad som händer om fakturan inte betalas till detta datum. Det ska också vara tydligt vilken typ av faktura det handlar om, en delfaktura, en kreditfaktura eller en ordinarie faktura. Fakturan ska hänvisa till beställningen eller offerten.
Ta en kreditupplysning
Risken kan bara minskas om du är ”på tårna” när det gäller din fakturering. Bevaka att betalning verkligen sker när den ska, och innan du gör affär, ta en kreditupplysning på kunden om det inte rör sig om enbart en liten penning. Om en kreditupplysning visar att kundens ekonomi är osäker kan du ta betalt på annat sätt – du kan ta en del i förskott och en del vid leverans, hela beloppet i förskottsbetalning eller om du sänder en produkt, skicka den mot postförskott.
Om du har ett längre samarbete med en kund och levererar löpande med jämna mellanrum är det bästa att delfakturera. Det vill säga, du avtalar att fakturera exempelvis per månad fram tills projektet är avslutat. Här kan du vara dynamisk utifrån situationen, det viktiga är tydlighet. Normalt är att man fakturerar mot 30 dagar netto, det är dock vanligt med både 20, 15 och 10 dagar netto. Det kan också vara så att du har ett löpande avtal med direktfakturering vid leverans, detta är vanligt vid digital marknadsföring och content.
Fakturering ska ske blixtsnabbt direkt efter leverans, du ska sträva efter att få in pengar så fort som möjligt medan utbetalningar sker till förfallodag och inte i förväg. Innan du ger krediter till kunder behöver du själv ha en stabil ekonomi och lite mer ”i ladan” än break even.
Fakturera elektroniskt
e-fakturerar du? Sänder du fakturor över email? Eller sänder du pappersfakturor? Det uppfattas inte lika miljövänligt att sända pappersfakturor som att e-fakturera. Dessutom är elektronisk fakturering kostnadseffektivt och man kan spåra den. De flesta ekonomiprogram har en tjänst där du kan fakturera direkt från programmet vilket gör att du slipper all manuell hantering eftersom bokföringsprogrammet oftast ligger inuti ekonomiprogrammet. Att skicka och ta emot fakturor direkt till programmet är effektivt eftersom allt registreras automatiskt.
Vad säger lagen?
Skatteverket har formkrav för hur en faktura ska utformas, läs mer om bestämmelserna här.
Factoringföretag köper inte redan utsända fakturor där kunden uteblivit med betalning. Om ett sådant köp görs så är det köp av en osäker fordran och ersättningen betydligt lägre.
Om ni ska debitera en påminnelseavgift trots att den är lagstadgad så ska det avtalas om det innan köptillfället. Likaså ska dröjsmålsräntan avtalas och inte så godtyckligt som beskrivs i denna text. Det finns tydliga formuleringar som kan användas för att säkerställa sin rätt till att debitera för dröjsmål. Förseningsavgiften behövs dock inte avtalas utan kan tillämpas mellan företag och till stat och kommun. Se mer...