Om du gjort ett bra förarbete till offerten (del 1) blir det lättare att skriva den. Du har ju själv tagit reda på vilka svar kunden vill ha. Nu ska du presentera det du vill få fram till kunden så tydligt, positivt och säljande som möjligt.
Och nu är det viktigt. Offerten är din budbärare, din säljare och reklamplats. Eftersom du ska jämföras med flera andra är det mycket annat än just det du erbjuder och det pris du sätter som är viktigt.
Tips när du skriver din offert:
1. Lägg upp en logisk ordning på punkterna i offerten. Om upphandlingsformuläret ger dig en röd tråd att följa, följ den. Då får du den struktur på offerten som kunden vill ha. Ett enkelt förslag på disposition är annars:
a. Bakgrund
b. Syfte
c. Specifikation
d. Referenser
e. Pris
2. Skriv med en inbjudande och luftig layout. Använd hellre en sida mer än att trycka ihop texten så mycket du kan. Ditt erbjudande ska vara lätt och trevligt för kunden att läsa.
3. Använd ett och samma teckensnitt i hela offerten.
4. Använd ett enkelt språk. Offerten blir INTE bättre för att du svänger dig med högtravande ord och svårtillgängligt språk. Tvärtom. Tänk om kunden inte förstår alla uttryck du svänger dig med?
5. Korrekturläs ordentligt. Se till att din text är rättstavad och dubbelkolla alla kundnamn som du skriver. Finns det något mer pinsamt än att stava fel på namnet på den som ska ha offerten?
6. Gör inte offerten längre än vad som behövs. En lång och komplicerad offert blir svårare att läsa för kunden, och blir en sämre budbärare för dig.
7. Skriv en sammanfattning om offerten blir omfattande. Då kan du skriva en sammanfattning på högst en A4-sida och lägga längst fram. Då kan kunden snabbt komma in i ditt erbjudande. OBS! Skriv inte in ditt pris i sammanfattningen.
8. Lägg tekniska specifikationer som bilagor och häfta INTE in dem i själva offerten. Tänk hela tiden på att det är ett säljbrev du skriver. Finns det något mindre tilltalande än tekniska specifikationer i ett säljbrev?
9. Ta alltid med goda referenser. Ju mer relevant din kundreferens är för offertläsaren, desto effektivare är det. Ett referensbrev från en nöjd kund är det mest säljande som finns. Har du ett, lägg med det. Har du inte ett, skaffa ett direkt.
10. Se till att svara på ALLA punkter som kunden frågar efter. Har du förarbetat bra vet du vad som är viktigt och missar ingenting. Är du tveksam på någon punkt, ring och fråga.
11. Och till sist priset.
För att vara säker på att sätta rätt pris krävs att du känner till vad kunden verkligen vill ha. Många pratar om måste-affärer, referensaffärer eller slå-sig-in-på-marknaden-affärer. Och ger det som anledningen till att dumpa priset.
Ska du bli en bra leverantör och orka ge den 110-procentiga service som alla kunder kräver, då måste du själv vara nöjd med affären. Win-Win är det som skapar goda affärer. Och ska du sänka priset, måste du vara helt säker på att du får ditt win på något annat sätt.
Jag säger inte att något är rätt eller fel. Jag säger istället TÄNK IGENOM DET PRIS DU ERBJUDER ORDENTLIGT innan du erbjuder det. Det ska vara bra och roligt för ditt företag att vinna upphandlingen, eller hur?
