Distansdeltagande gör omöjliga möten möjliga
Innan vi går vidare vill jag påminna om några av fördelarna med distansmöten:
- Plötsligt kan man engagera den där experten eller föreläsaren som annars inte skulle haft tid att resa fram och tillbaka. Eller där kostnaderna för deras resa skulle passerat smärtgränsen.
- Kollegan som är lite krasslig och inte ska riskera att smitta er övriga kan fortfarande vara med.
- Liksom en del vars barn kanske måste vara hemma från skola eller förskola.
- Eller de som har en lättare skada som inte hindrar dem från att arbeta men som gör resandet besvärligt.
- Eller de som helt enkelt trivs bättre på distans (och kanske gör ett bättre jobb så) eller lättare får ihop livspusslet med hemarbete.
- Eller de som genom att vara med på distans kan hinna med flera viktiga möten med personer på flera avlägsna ställen, alla under samma dag, och därför inte behöver slösa tid på improduktivt resande.
Men så var det grejen med HUR vi genomför dem. Ingen vill väl stå utanför konferensrummet och förgäves påkalla uppmärksamma deltagarna i rummet på vad man vill bidra med?
Bortglömd i bastardmötet
Att delta i ett möte genom att stå utanför fönstret eller kanske med dörren på glänt, som jag beskrev i ingressen, är uppenbarligen helt befängt. Ändå är det ungefär så det kan kännas att vara med som distansdeltagare i ett bastardmöte. Alltså ett möte där majoriteten sitter i konferensrummet och den enda som är med i det digitala mötet är mötesledaren som delar sin presentation där, men i övrigt inte har koll på sådana petitesser som chatten.
Been there. Done that.
För många gånger.
Snacka om att man känner sig som B-laget. Som bäst.
- Alla de andra sitter runt konferensbordet med fika och småsnack. Du sitter stilla och väntar på att mötesledaren ska starta det digitala mötet och släppa in dig. Du ser dem sitta tillsammans, de ser dig - kanske - på skärmen.
- Du räcker upp handen i mötet eller på skärmen men ingen tar notis för de har fullt upp med att titta på presentationen som mötesledaren – i rummet, så klart – visar på skärmen. Mötesledaren har fullt upp med att presentera och ser inte din uppräckta hand.
- När det blir allmän diskussion blir det ingen ordning på ljudet. Antingen är de för långt från mikrofonen så du hör inget eller kanske de skickar runt mikrofonen men glömmer den och du tjuvlyssnar ofrivilligt på sidokonversationer och kommentarer nära den kvarglömda mikrofonen.
- Inte heller är det lönt att försöka kommentera i chatten för det är ingen som har koll på den heller.
- Ska det brainstormas eller ritas på whiteboard hamnar du direkt utanför eftersom du varken kan läsa eller skriva på whiteboarden, eller kan skriva postits att sättas upp på väggen.
B-laget, som sagt.
En avancerad kamera som automatiskt följer ljudet och zoomar in på den som talar hjälper lite. Men långt ifrån tillräckligt. Dessutom är videokonferensanläggningar INTE gratis.
Nej, för att möten med blandade villkor ska fungera krävs att alla deltar på lika villkor.
Hybridmöte på lika villkor är enkelt, bra och kostar inget extra
Lösningen är enkel:
Ett vanligt digitalt möte där alla är med via sina egna datorer men några råkar sitta tillsammans.
- Alla är med på lika villkor
- Alla visas i lika stora rutor (ungefär)
- Alla kan delta i chatten och se uppräckta händer
- Alla kan delta i brainstormningen på den digitala whiteboarden
- Alla kan...vara med i samma lag
- Inga extra kostnader för videokonferensutrustning
Den enda egentliga utmaningen med att hålla hybridmöten på detta sätt är att det kräver ljud- och mikrofondisciplin.
- EN högtalare i konferensrummet, och
- EN ljudkälla. Kanske en konferenstelefon, eventuellt med satellitmikrofoner
- Se till att langa runt mikrofonen till den som har ordet
- Se till att ni har en samarbetsyta eller ett samarbetsverktyg där alla kan vara med på lika villkor. T.ex. en online whiteboard (finns inbyggt i både MS Teams och Zoom och som kraftfulla fristående tjänster) eller något som enkelt som ett delat onlinedokument.
- Och gärna en "mötesskötare" i konferensrummet med ansvar för att hålla koll och ordning på distansdeltagarna så att de kommer till sin rätt och inte kopplar ifrån (mentalt, åtminstone) för att de känner sig utanför.
Har jag missat något? Kommentera gärna!
Bild av {nf-{nf-PixelsEffect}} på iStock
