80/20 regeln eller Paretoprincipen som den också kallas har använts flitigt av både stora och små företag under mer än ett sekel. Den anses av många vara den mest effektiva metoden för att identifiera och prioritera förbättringsarbete avseende bland annat lönsamhet, kostnader och kvalitet.

Principen är mer än 100 år gammal och den första upptäckten gjordes av Vilhelm Pareto 1896 då han i sin trädgård påträffade att 20 % av hans bönkapslar producerade 80 % av hans bönor. Vid ytterligare observationer visade det sig att detta inte var en slump, utan 80/20 förhållandet var mer att betrakta som en regel än ett undantag. Paretoprincipen är applicerbar på nästan vad som helst, t.ex. ekonomi, vetenskap, biologi, sport och mjukvara.

Så fungerar paretoprincipen

Regeln hävdar att en mindre del av orsaker står för en till en större del av resultatet. Bokstavligt talat betyder det att 80 % av det du presterar på jobbet kommer från 20 % av din arbetstid. Vi föreställer oss ofta att det finns ett 50/50 förhållande mellan input och output men så är nästan aldrig fallet vilket gör att det är svårt för den mänskliga hjärnan att relatera till regeln.

Exempel på 80/20-regeln

Exempelvis utsätts sannolikt 20 % av dina mattor för 80 % av slitaget, och du använder antagligen 20 % av dina kläder 80 % av tiden. Dessa förhållanden är vanligare än vi tror och om du som företagare ska börja arbeta smartare, så måste du börja söka dessa samband.

Anledningen till att regeln heter 80/20 är att det i praktiken visar att det oftast är förhållandena 80/20 som är vanligast. T.ex. att 80 % av problemet kan hänföras till 20 % av orsakerna, men förhållandet kan lika gärna vara 70/30, 80/10 eller 95/15, det behöver alltså inte summera till 100.

I exemplet nedan ser vi till exempel att följande förhållanden föreligger mellan antal artikelnummer och kostnaden för reparation och underhåll.

4 % av artiklar står för 60% av kostnaderna.

11 % av artiklar står för 80% av kostnaderna.

20 % av artiklar står för 90% av kostnaderna.

44 % av artiklar står för 99% av kostnaderna.

Några förhållanden som sannolikt förekommer på din arbetsplats:

• 80 % av alla kvalitetsfel kan förklaras med 20 % av alla kvalitetsbrister
• 80 % av de viktigaste frågorna behandlas på 20 % av mötestiden 
• 80 % av alla saldofel återkommer i 20 % av alla artikelnummer
• 80 % av alla underhållsreperationer kan hänföras till 20 % av anläggningarna 
• 80 % av bolagets vinst kommer från 20 % av alla sålda produkter/tjänster
• 80 % av attesttiden läggs på 20 % av fakturorna
• 80 % av det som är viktigt bärs upp av 20 % av kostnaderna

För att jobba effektivt med 80/20 regeln så måste du varje dag ställa dig frågan:

Hur kan jag identifiera och åtgärda de 20 % som ger den 80 %-iga effekten?

Tack vare Excel är det enkelt att både skapa och arbeta med Paretodiagram. Se följande film:

Vill du lära dig mer om 80/20-regeln så kan jag rekommendera boken ”80/20-regeln - Hemligheten med att uppnå mer med mindre” av Richard Koch