Det har skrivits en rad artiklar som rör vid ämnet hur man handlar från Kina och vilka punkter man ska tänka på när man väl har bestämt sig för att göra affär. Exempelvis vikten av att ha tagit fram exakta specifikationer, en välskriven PO (production order) och därefter en konfirmerad PI (proforma invoice) osv. Men hur gör man egentligen innan man kommit dit och hur gör man för att utvärdera vilket företag som är lämpligast att inleda en ny affär med? Den här artikeln riktar sig till dig som kanske redan gör affärer med Kina eller till företag som har planer på att börja importera sina produkter på egen hand.

Att utvärdera en ny potentiell leverantör initialt innan man går vidare med att lägga pengar och tid på kostsam provframtagning eller utveckling är något du kan tjäna mycket på. Det finns en mängd fabriker, leverantörer och tradingbolag (som ofta utgör sig för att vara just fabriker) på marknaden som tillverkar likadana produkter. På grund av detta är det av högsta vikt att hitta den leverantör som passar just din order och ditt företag. Att tänka på är, bara för att fabriken passar ett annat företag, stort som litet, behöver det inte betyda att det faktiskt passar dig och din verksamhet. Detta kan bero på flera olika faktorer, storleken på din order (MOQ's), betalningsvillkor, etiska värderingar eller att du inte har möjlighet att vara nära produktionen vilket många gånger försvårar arbetet, är några av dessa. Ett bra förarbete i detta skede gör att du lättare undviker problem och kan spara mycket tid och pengar.

Till att börja med kan vi lista de vanligaste tillvägagångssätten som finns för att komma i kontakt med en kinesisk leverantör och så tittar vi på några av de fördelar respektive nackdelar som uppstår.

- B2B sajter exempelvis Alibaba, Global Sources
- Sourcing mässor, exempelvis Canton fair, Global Sources Hong Kong fair
- Produktionsagentur
- “Mun till mun”- metoden eller via referenser

B2B sajter

Fördelar: Det går snabbt att ta kontakt via IM och man kan enkelt jämföra flera olika leverantörer och produkter.

Nackdelar: Det finns många oseriösa aktörer och de flesta B2B sajter tar inget ansvar för huruvida de företag som representeras på deras sidor kan stå för sina presentationer eller inte. Det är också svårt att bilda sig en uppfattning om företaget och många utger sig för att ha större kapacitet än de egentligen har. Det kan även vara svårt att veta vilken kvalitetsnivå leverantören ligger på samt att merchandisern som du får kontakt med oftast har begränsad kunskap om produkten.

Sourcing mässor

Fördelar: Du får en direkt relation till leverantören och kan titta på de prover de har till förfogande direkt på plats. Du får även en bra uppfattning om leverantörens seriositet och kunnande bara genom att samtala med personalen vid montern.

Nackdelar: Det kan vara kostsamt att åka till Kina för att besöka mässor och mängden leverantörer är även här väldigt stor. Med andra ord är det många gånger svårt att sålla agnarna från vetet.

Produktionsagentur

Fördelar: En agentur har oftast redan etablerade relationer med ett nätverk av olika leverantörer och kan presentera olika alternativ till produktion baserat på dina önskemål. Ett vanligt missförstånd är att det kostar mer att anlita en agentur men på lång sikt brukar det löna sig på grund av högre procent lyckade ordrar utan problem och reklamationer.

Nackdelar: Det finns risk att det uppstår en marginell prisökning då agenturen oftast tar ut sina marginaler/kommission på ordervärdet, och jobbar man med extremt priskänsliga varor kan man få problem. Även här kan det vara svårt att hitta rätt agentur. Var därför ytterst noggrann och välj en agentur som specialiserat sig på din produktgrupp eller bransch.

“Mun till mun”- metoden

Fördelar: Du vet att den aktuella leverantören har gjort ett bra jobb med en liknande produkt vid ett tidigare tillfälle.

Nackdelar: Alla har olika förutsättningar och det faktum att någon du känner rekommenderar leverantören innebär ingen säkerhet för att det ska passa för just dig. Faktorer som orderstorlek, tillvägagångssätt, betalningsvillkor och ändrade utomstående ekonomiska förutsättningar, exempelvis inflation kan skifta snabbt och helt ändra förutsättningarna för en leverantör.

Tips på frågor att ställa:

• Vilken är största exportmarknaden? (Europa, Nord-Amerika, Japan är att föredra då standarden liknar den svenska). Be att få se produkter eller bilder då många leverantörer vet vad den potentiella kunden vill höra och rättar sig därefter.
• Hur många produktionslinjer, samt hur många arbetare, kapacitet per månad? För att förstå svaren på dessa frågor kräver att du är väl insatt i din produkt och hur den tillverkas. Därför tänker jag inte generalisera. Men läser man av svaren korrekt så kan man få en uppfattning om den reella kapaciteten och därmed se om leverantören använder sig av outsourcing - något som ska undvikas så långt det går då det blir svårare att kontrollera kvalitén.
• Hur stor procent av arbetarna är återkommande varje år? Detta kan visa på stabilitet och kontinuitet i produktionen.

Nu har vi tagit en snabb rundvandring bland några av de vanligaste tillvägagångssätten och det skapar den nya frågeställningen, är något av de här alternativen bättre än de andra, och finns det något sätt som helt ska undvikas?

För att besvara det kan jag bara utgå utifrån mina egna erfarenheter och det är inget enkelt svar. Alla tillvägagångssätt fungerar men på olika villkor. Dock är det bara ett av alternativen jag skulle välja om jag inte hade möjlighet att själv åka till Kina för ett besök.

Enligt min åsikt ska man aldrig samarbeta med ett kinesiskt företag man inte besökt, med undantag för om du jobbar med en agentur. I dessa fall är du oftast kund hos agenten och inte hos en fabrik. Var dock noga med att träffa en representant för agenturen personligen.

Varför? Det finns ju andra lösningar som är mer kostnadseffektiva än att åka till Kina, exempelvis att anlita en tredjeparts inspektionsbolag och låta dem göra en audit på leverantören i fråga. Ett stort problem är att det är vedertaget i produktionsbranschen att mutor, s.k hongbao (ordagrant röd påse, från den kinesiska traditionen att ge bort en röd påse eller ett kuvert med pengar vid högtider) är en del av ersättningen. Inspektörer kräver det i vissa fall för att godkänna en till synes godkänd inspektion och fabriker/leverantörer använder det systematiskt för att inspektörerna ska se mellan fingrarna. Med det inte sagt att alla inspektionsbolag lider av dessa brister men för mig räcker det att det finns en risk eller en misstanke och det är mina pengar det handlar om i slutändan. De flesta inspektionsbolag är även mycket noga med att poängtera att deras rapporter endast är ett verktyg och att de inte garanterar att det stämmer överens med verkligheten. Tilläggas bör att man gott kan använda sig av externa inspektionsfirmor när man upprättat en relation och ett förtroende för en affärspartner som ett verktyg för att kontrollera kvalitén. Dock rekommenderar jag att man arbetar med kvalitetskontroll på flera plan. Att endast förlita sig på en lokal tredjepart är enligt mig väldigt riskabelt.

Då har vi kommit fram till att det säkraste sättet att utvärdera en leverantör är, oberoende av hur du hittat den potentiella affärspartnern, att resa till Kina och besöka deras faciliteter. Men väl på plats, vad ska du fokusera på?
Många av nedanstående punkter kan kännas självklara för de flesta svenska företagare men i Kinas fabriker kan det se lite annorlunda ut.

Nedan följer en kort checklista på de viktigaste punkterna att uppmärksamma vid ett fabriksbesök:

1. Maskinparken - är det välservat, rent och snyggt? Importerade eller inhemskt tillverkade maskiner, nya eller äldre? Importerade maskiner är fortfarande att föredra även om lokala aktörer vinner mark på många områden.
2. Lagret - hur ser det ut med förvaring? Är dina produkter känsliga mot något, exempelvis fukt bör du kontrollera att leverantören har protokoll och rutiner för att kontrollera luftfuktigheten.
3. Produktionslinjen - finns tydliga stationer för alla moment? Vilken kvalitetsnivå har de produkter som ligger på linjen just nu? Stämmer de överens med dina egna krav på kvalitet? Alla kinesiska fabriker kommer nämligen att påstå att de kan leva upp till din nivå men om de inte redan tillverkar produkter med liknande kvalitetsnivå är risken stor att de inte klarar det.
4. Show room - detta är en mindre viktig punkt men ändå värd att nämnas. Stirra dig inte blind på de finaste prover som står på display, det är inte säkert att leverantören har gjort dem. I Kina är det vanligt att man köper prover och ställer ut i sitt provrum för att imponera på kunder. Titta istället på skicket, hur organiserat och välstädat det är samt om er merchandiser är van att ta hand om utländska kunder?
5. Packningsrummet - hur förvaras de opackade/färdigpackade produkterna? Står kartongerna på pallar eller står de direkt på golvet? Kontrollera rutiner för ventilation och luftfuktighet.
6. Arbetarbostäderna - i stort sett alla kinesiska fabriker tillhandahåller bostäder till sina arbetare. Hur är skicket? Var dock försiktig med att jämföra standard med västerländsk standard på husrum.

Med dessa tips har du lite mer att gå på vid ett första möte med en kinesisk leverantör, oavsett om det är online eller IRL. Tänk på att inte ha för bråttom utan att vara noggrann och systematisk vid utvärderingen.