En chef, mellanchef eller vanlig tjänsteman står varje dag inför flera små och stora beslut som ska fattas. Genom att arbeta mer organiserat och sortera i informationsflödet kan man få en bättre överblick och därmed lättare att prioritera, vilket i sin tur leder till ett mer effektivt beslutsfattande.

I ett större sammanhang handlar beslutsfattande om arbetsmiljö, arbetsteknik och effektivitet. Med rätt metoder för att jobba blir även besluten enklare att fatta – och mer ”rätt”. Nedan listar jag mina sju bästa råd för bättre beslutsfattande i det dagliga arbetet:

1.   Sammanställ all arbetsrelaterad information, antingen på papper eller t ex i din epostklient. Ha inget i huvudet! Skriv upp allt och kategorisera det i grupper, t ex åtaganden, att följa upp, idéer, framtida projekt och konkreta arbetsuppgifter (att göra-listor). När du har allt samlat kommer osäkerheten att minska, du blir mindre stressad, mer produktiv och fattar bättre beslut!

2.   När du har skapat ett arbetssystem du kan lita på, med mappar för papper, mejl, möten m m, kan du enkelt fatta snabba beslut om all information som kommer in. Inget faller mellan stolarna och inkorgen är tom när du går hem från jobbet varje dag (ja, det är faktiskt möjligt!).

3.   Ställ en första grundfråga med all ny information som kommer in: Ska något göras nu eller kan det vänta? Om något går blixtsnabbt att göra, är det bäst att göra det omedelbart (t ex svara på ett mejl). Det är det bästa sättet att undvika att få en lång att göra-lista.

4.   Om det inte går att göra omedelbart måste du fatta beslut om uppgiften kan delegeras, bokas in i en kalender, föras över till en projektlista (om det är komplext), hamna på en vanlig uppgiftslista, föras över till en framtidslista, arkiveras i ett mappsystem – eller kastas i papperskorgen.

5.   Var försiktig med att bjuda in för många personer till beslutsfattande möten, men bjud in rätt personer. Undvik att kalla till gruppmöten, skicka gruppmejl med begäran om åsikter och liknande. Det leder bara till slöseri med allas tid och i slutändan beslutsångest.

6.   Ta itu med dina surdegar. Den kanske största stressfaktorn är stora, viktiga och tidskrävande arbetsuppgifter som det känns jobbigt att ens påbörja. Nyckeln är att inte se projektet som ett enda stort projekt, utan dela upp det i flera mindre deluppgifter – och se till att börja!

7.   Avbryt avbrotten. Ständiga avbrott är en stor tidstjuv som förhindrar produktivt arbete. Lär dig att arbeta ostört med tekniker för att hantera mejl och möten, din mobiltelefon m m.