Använder du en pärm med plastfickor eller något annat system? Hur sorterar du dem? Efter namn, företag, bransch eller kanske datum?

Det säljs många system för att lösa själva visitkortsförvaringen, men få för att hantera informationen. Om du ska ha användning av dina kort måste du till exempel kunna hitta ett specifikt kort just när du behöver det.

Därför delar jag gärna med mig av mitt eget system som jag tycker fungerar perfekt.

Vad behöver du få ut av systemet?

Att mingla och samla visitkort är ju en konst i sig. Men nu förutsätter jag att du mellan varven är ute, träffar folk och får deras visitkort. Så vad vill du kunna få ut av din visitkortssamling? Jag tror att följande är ganska vanligt:

• Du måste kunna hitta kontaktuppgifter till en specifik person.
• Du behöver hitta någon som jobbar i en viss bransch.
• Du vill nå alla personer i en viss bransch med ett e-postutskick.

Problemet med exempelvis en visitkortspärm är att du måste välja ett sorteringsbegrepp att ordna korten efter. Exempelvis firmanamn i bokstavsordning. Men det är inte säkert att det är begreppet du sorterar på som du sedan kommer ihåg när du vill ha tag i ett kort.

Så här gör jag

Hur du förvarar korten i spelar inte så stor roll. Du kan använda någon produkt avsedd för ändamålet men det går lika bra med en vanlig kartong. Själv använder jag en sådan liten papperslåda som visitkort levereras i när man köper dem.

Tricket är att ordna korten i strikt kronologisk ordning. Varje gång du får ett nytt kort skriver du en löpnummer på det. 1 för det första 2 för det andra och så vidare. Du lägger sedan korten i den ordningen i din låda.

Så långt är det inte mycket till system. Det du behöver för att få det att fungera är ett dokument som knyter ihop korten. Här kan du själv välja i vilket program du vill arbeta i. Word eller Excel går båda bra.

Om det är viktigt för dig att filtrera ut alla personer i en viss bransch rekommenderar jag dock att använda Excel där funktionen autofilter löser detta enkelt.

Skapa sedan en lista över ditt kartotek. Själv har jag ordnat mitt dokument med endast 5 kolumner. Tanken är ju inte att du ska lägga ned tid på att göra en komplett adressbok. All information finns ju redan på korten och kan du bara hitta rätt kort får du alltid tag i informationen du behöver.

När jag kommer hem efter ett mingel sätter jag mig så snabbt som möjligt och fyller i dokumentet. Jag skriver en rubrik med sammankostens namn och datum. Sen numrerar jag korten, fyller i e-postadress, namn, roll, företagsnanm och löpnummer i dokumentet.

Exakt vilka kolumner du vill ha är upp till dig. Det beror på hur du jobbar. Det viktigaste är att du har med så mycket information att du kan hitta rätt person.

När du sedan fyllt en kartong eller pärm med kort märker du bara den med vilket löpnummerintervall den innehåller. Sen är det bara att köra på och fylla dina kartonger!

Så här används systemet

Nu kan du använda systemet så här. Vi tar ett scenario.

"Jag borde ta ett snack med den där killen som jobbade på Arbetsförmedlingen. Få se nu, honom träffade jag på en speed dating för företagare. Måste varit någon gång i maj."

Jag bläddrar raskt fram till rubriken för speed datingen i dokumentet. Jag kommer inte ihåg vad han hette men hittar snart Arbetsförmedlingen. Ok. Han heter Stefan och har löpnummer 73. Då tar jag upp min kartong, bläddrar fram till kort nr 73 och där har jag hans telefonnummer.

Vi har en ganska bra förmåga att komma ihåg när i en kronologi vi träffat någon. "Susanne träffade jag efter Shortcutlunchen men innan BNI-mötet." Därför klarar jag mig ofta ganska bra med att leta direkt i listan. Men eftersom den är digital kan jag ju också väldigt lätt använda de sökfunktioner som finns för att till exempel söka efter en person via bransch, företagsnamn eller personnamn. Och med hjälp av dessa funktioner är det lätt att lösa alla uppgifter jag listade i början.

Nu när du lätt hittar rätt kontakt är det upp till dig hur du vill utnyttja dem. Lycka till!