– Det vanligaste misstaget som chefer gör när de ska hjälpa sina anställda är att direkt föreslå en lösning på problemet, vilket är en reflexmässig reaktion på att leverera ett svar, berättar LeeAnn Renninger, som är chef på LifeLabs, ett kompetensutvecklings- och forskningsföretag på Manhattan, New York.
Problemet med rådgivning är att de anställda inte får lära sig att självständigt lösa problem. De förlitar sig på dig som chef för att få svar. Utöver detta förmedlar rådgivningen en brist på förtroende för någons förmåga att hitta en lösning, så det urholkar dina anställdas självförtroende.
LifeLabs har genom sin omfattande forskning upptäckt att de bästa cheferna ställer fler frågor.
– Istället för att bara snabbt ge ett svar så hjälper denna metod de anställda att förtydliga och fördjupa sitt eget tänkande, berättar Renninger. Det ökar också snabbt hela arbetsgruppens prestationer och inspirerar till innovation. Det har också visat sig att arbetsgrupper som har en chef som ställer fler frågor har en högre arbetstillfredsställelse och en större känsla av enighet.
Här är fyra övningar som hjälper dig att ställa fler frågor:
1. Håll koll på hur många frågor du ställer
Inför ditt nästa möte, be då en kollega att hålla koll på alla frågor du ställer till medarbetarna i en kolumn och alla dina påståenden i en annan kolumn. Titta på förhållandet mellan frågor och uttalanden och arbeta på att öka antalet frågor du ställer.
– Vem som helst kan lära sig ställa fler frågor. De bästa cheferna spenderar tid på att utveckla sitt sätt att ställa frågor på, säger Renninger. De övar och lär sig vilka frågor som ger den största effekten och när och hur man tillämpar dem.
2. Prova att ha ett samtal med enbart frågor
När en av dina anställda kommer till dig för att få råd, experimentera då med att enbart ställa frågor under hela konversationen. Ställ frågor som till exempel ”Vad är dina tankar om detta så här långt?” ”Vad har du försökt med?” ”Vilka alternativ lutar du mot?” ”Varför?”. Då hjälper du dem att förstå problemet vilket gör att lösningen oftast utkristalliserar sig.
3. Skriv en lista på frågor under dina möten
Chefer har en tendens att dominera möten, så tänk på att ge dina anställda en del av rampljuset genom att ställa frågor till dem. Ha ett papper framför dig och krafsa ner frågor som du kommer att tänka på allt eftersom.
Notera alla frågor som uppstår av förvirring eller frågor om ämnen du vill veta mer om. Du kan ställa frågor för att jämföra en viss situation med en annan, till exempel ”Vad är annorlunda den här gången jämfört med förra gången?” Eller så kan du ställa frågor om påverkan, så som ”Om dessa buggar inte fixas, vad kan då hända?”
– Bra frågor utmanar ditt tänkande, säger Renninger. De omvärderar och omdefinierar problemen.
4. Skriv ner 20 frågor om ett slumpmässigt objekt
För att skapa en vana att ställa frågor kan du prova ett snabbt och enkelt spel som LifeLabs kallar för ”20 frågors-övningen”. Välj ett slumpmässigt objekt, till exempel pennan som du håller i handen eller lampan på skrivbordet, och skriv sedan ner 20 frågor om detta objekt under tre minuter.
– Omkring fråga 10 till 12 så ställs hjärnan om till innovationsläget, berättar Renninger. Då börjar man se en positiv förändring när det gäller kvaliteten på frågorna.
Renninger rekommenderar att man ska utföra denna övning under fem dagar i sträck, och välja ett nytt objekt, projekt, person eller uppgift att fokusera på varje gång man genomför övningen. Till slut kommer du att ha fått en vana att ställa fler frågor rent naturligt.
