Till att börja med tänkte jag ta upp vad du som INTE använder en dator som produktionshjälpmedel behöver. Din vara eller tjänst produceras utan dator men du behöver en dator för administration och kontakter.

Hårdvaran

Först och främst så behöver du en dator – och här finns det naturligtvis många olika val. Den första frågan är om du ska ha en stationär dator eller en bärbar. Fördelen med en bärbar dator är ju det uppenbara, att den är lätt att ta med sig. Fördelen med en stationär dator är att den normalt sett är billigare och att risken för att det ska hända något med datorn (tappa i golvet, stulen, kvarglömd) är mycket mindre med en dator som har en fast plats.

Bärbar dator

Om du vill ha en bärbar, exempelvis för att du inte har en arbetsplats eller för att du behöver kunna använda datorn när du är ute på fältet, så tycker jag att du ska överväga en minidator (netbook). De är lätta, billiga och är utmärkta för e-mail och webbläsare.En netbook kostar ca 3000 exkl moms (se bärbara hos Misco). De passar inte alls om du vill köra tyngre program, men det är sannolikt inte aktuellt för dig som inte producerar din tjänst med dator. Om du vill spela spel så är detta inte rätt väg att gå.

Stationär dator

En stationär dator med en stor och bra bildskärm kan du idag få för 5-6 tusen (exklusive moms) och då är det rätt bra prestanda. Vill du komma ner ytterligare i pris så finns det begagnade datorer  för under 2000 kr (Inrego, AV-huset är två exempel). Fortfarande är det inga speldatorer om du vill köra de senaste spelen, men det är väl inte huvudsaken.

Mjukvara – tjänster

När det gäller funktionaliteten hos datorn avgörs det till största delen av vilka program du har, eller numera, vilka webbaserade tjänste du använder.
Mitt förslag är att du till största delen använder webbaserade tjänster (kallas även “molnet”, “Saas – Software as a service”), speciellt om du använder en bärbar minidator, men det är även vettigt för en stationär dator.

Varför är då webbaserade tjänster så bra? De innebär:

1. att slipper köpa och installera programvara som sedan ska underhållas med uppdateringar.
2. att du har tillgång till dina program och din information oavsett vilken dator du använder, bara den har internetkoppling.
3. att du slipper tänka på säkerhetskopiering av datorn för att skydda din information, det ingår i normalfallet i webbtjänsten (detta gäller alltså för dokument som du sparar på en ”webbdisk”)

Nackdelen med webbaserade tjänster är ju naturligtvis att du inte kan använda dem om du inte har internetförbindelse. Täckningen på mobilt bredband är ju rätt bra i Sverige, men det finns ju undantag. Du måste själv avgöra om det passar dig.

Vad behöver du för funktioner?

Jag tror att följande basfunktioner räcker långt för ett nystartat företag:

1. e-mail och andra kommunikationsvägar
2. skriva dokument
3. göra kalkyler
4. göra presentationer
5. bokföring/fakturering
6. säkerhet

För att kunna använda dessa funktioner behöver du en dator med en webbläsare. Personligen använder jag Firefox, men det finns andra webbläsare som är bra. På en Windowsdator finns ju nästan alltid Internet Explorer, sen har vi Google Chrome, Opera samt Safari som dessutom är standard på en Mac. Det spelar mindre roll vilken du väljer – Firefox är min favorit på grund av alla tillägg (plug-in) som finns och som gör att man anpassar den efter eget tycke och smak.

E-mail

När det gäller webbaserad e-mail så tycker jag att Gmail är en klar favorit. I grunden är den gratis, du kan använda den med eget domännamn (dvs @dittegetnam.xx) och du får ett väldigt stort lagringsutrymme. Alternativ finns, men jag tycker att du ska undvika att använda webbmail kopplat till din internet-leverantör. Det är väldigt opraktiskt att behöva byta mailadress bara för att man byter leverantör.

Andra kommunikationsvägar

Det finns ju många andra sätt att kommunicera än e-mail: chat, Twitter, telefoni, nätverkande. Det gemensamma för dessa är att de kräver en internetförbindelse (ja – inte mobiltelefoni och fast telefoni, men det ligger lite utanför ämnet). Du använder dessa tjänster via webbläsaren eller ett program som du laddar ner.

Dokument, kalkyler, presentationer

För dokument,kalkyler och presentationer så kan du använda Open Office, ett gratis programpaket som du laddar ner och installerar på datorn. Fördelen är att du kan använda dessa program utan att vara ansluten till Internet, nackdelen är att du måste installera programmen och hålla dem uppdaterade vilket inte är svårt men ändå ett extra jobb.

Alternativet är att använda webbaserade tjänster även för detta. Google Docs är den vanligaste tjänsten bland svenska användare, med det finns alternativ som Zoho.

När du använder webbaserade tjänster så  innebär det oftast att du lagrar dokumenten på nätet. Du kan lagra dokument på nätet även om du använder Open Office och andra program, och du kan lagra dokumenten på datorn även om du använder webbaserade tjänster – valet är ditt.

Bokföring/Fakturering

Bokföring och fakturering är viktigt för dig som företagare. Faktureringen är det som ger dig intäkter, många slarvar med detta och bara “jobbar på” men det är dumt. Skaffa dig rutiner för att fakturera – lite beroende på vad du gör. Men när du utfört ett arbete åt en kund så ska du fakturera. Det är ju faktiskt en trevlig sysselsättning att skriva fakturor :-). Bokföring är inte fullt lika kul men absolut nödvändigt. Om du anlitar en redovisningsbyrå så gör de bokföringen åt dig, men faktureringen tycker jag att du ska sköta själv.

Det finns idag flera webbaserade tjänster för detta. Om du använder en redovisningsbyrå så är det praktiskt om du och de kan använda samma webbtjänst så kan du fakturera varpå informationen direkt går in i bokföringen.

Säkerhet

Slutligen så behöver du vissa säkerhetsfunktioner – säkerhetskopiering, virusskydd och intrångsskydd vilket då innebär programvara installerat på dator,
För säkerhetskopiering behöver du ett backup-program. Om du huvudsakligen använder webbaserade tjänster och lagrar informationen på nätet så är det inte så mycket som ska säkerhetskopieras, men det ska ändå göras.

När det gäller virusskydd och intrångsskydd så anser jag att man bör se på detta som en försäkring – förhoppningsvis behöver man inte utnyttja den, men om något händer så är det bra att ha. Det finns åtskilliga gratis antivirusprogram och brandväggsprogram för den som vill hålla nere kostnaderna.

Datorn som produktionsredskap

Om du använder datorn för att utföra din tjänst så ställs lite andra krav.Till att börja med så är spännvidden väldigt stor – allt från att använda ett ordbehandlingsprogram till videoredigering eller systemutveckling. I denna artikel behandlar jag bara vad du behöver på din personliga dator – om tjänsterna utförs från servrar så ligger det utanför denna artikel.

I och med att det är så stor skillnad på  vad man utför med hjälp av sin dator så blir råden mer generella.

Bärbar eller stationär dator?

Frågan om datorn ska vara bärbar eller stationär beror ju naturligtvis på vad som ska utföras. Alternativen har olika fördelar, men här kommer också din användning av datorn in. Generellt så kan du få en kraftigare och mer utbyggbar dator om du väljer en stationär, dessutom är ju i allmänhet bildskärmen större på en stationär dator även om det går att lösa med en dockningsstation.

Om du har en fast arbetsplats och inte har behov att ta med datorn på kundbesök så rekommenderar jag en stationär dator.  Du kan ju komplettera med en bärbar dator senare. Om du utför arbetet på egen dator ute hos kund så är ju en bärbar att föredra, blir lite jobbigt på bussen annars :-) .

I bägge fallen är det viktigt att fundera över vilka program du kommer att använda och att kontrollera vad dessa kräver i form av internminne, hårddisk och processor. Tänk på att det oftast inte fungerar speciellt bra med minimikraven. Om du funderar på en Windowsdator så ska den ha Windows 7 installerat – det finns flera versioner, men om du behöver krypterad hårddisk så är det Ultimate (den dyraste) som gäller.

32 eller 64 bitar?

Om du har behov av en kraftullare dator, exempelvis för videobearbetning eller bildbehandling så förslår jag att du skaffar en dator med ett 64-bitars operativsystem. Anledningen är att datorn då kan hantera mer interminne, dagens 32-bitars operativsystem klarar bara av 4 Gigabyte interminne ( i praktiken 3 Gigabyte), med 64-bitar kan du ha ofantligt mycket mer internminne. OS/X 10.6 (Snow Leopard) för Mac, Windows 7 64-bit och många Linux-versioner är exempel på 64-bitars operativsystem.

Avgörande för vad du ska välja är naturligtvis vad de program du ska använda har för behov. 64-bitars operativsystem är dock det som gäller för framtiden så du får en mer framtidssäkrad dator med en 64-bitars operativsystem.

Övrig programvara

Förutom de program du behöver för att producera din tjänst så behöver du ju kunna skicka mail, skriva brev, fakturera och bokföra. I dessa fall fungerar det utmärkt med samma program som dem jag nämnde i förra artikeln – dock så kan ju dina kunder ha krav på att du levererar dokument i visst format – det är ju rätt vanligt att man vill ha filer i Microsoft Word-format. Men om kunden inte ska använda filen vidare i sitt arbetsflöde så kan du ju leverera dokument som PDF-filer (Adobe Acrobat) så kan kunden se innehållet oavsett vad du använt för program för att skapa det.

Säkerhet

Jag anser att om man levererar resultat till kunder i form av filer, exempelvis Word-dokument, presentationer – ja i princip allt som levereras som filer, så måste man ta ett större ansvar när det gäller säkerhet för att inte riskera att sprida något till kunden. Det är inget bra argument gentemot kunden att du “inte haft problem med virus” om det du levererade till kunden innehöll något som skadar kundens dator.

Kunden blir heller inte speciellt glad om du inte kan leverera på grund av att du blivit av med allt och inte har en säkerhetskopia.

Se därför till att du har en brandvägg och ett antivirusprogram som ständigt är uppdaterade. Gratis program kan fungera, men jag tycker att i detta sammanhang är det viktigt att ha en fungerande support så jag rekommenderar ett av de kommersiella programmen eller ett gratisprogram som kan ge betalsupport. Om du får problem vill du ha snabb hjälp.

Det är också viktigt att du har säkerhetskopior av ditt arbete. Du bör kopiera ditt arbete minst varje dag till en plats som inte är på samma dator. En internettjänst för säkerhetskopiering är klart bra, du kan då få automatisk backup av dina arbetsfiler med korta intervaller.

Se också till att du har en kopia av hela hårddisken så att du snabbt kan komma igång efter en diskkrasch.  Diskar är billiga idag, köp en extra (likadan) hårddisk med en gång och ha på hyllan så minimerar du störningarna när din disk kraschar. När, inte Om – sannolikheten för att din hårddisk ska krascha är tyvärr rätt stor, speciellt på bärbara datorer. Kör en extern disk (exempelvis en USB-disk) som är större än din dators hårddisk så kan du lagra flera kopior.

Tid är pengar

Till sist – och detta gäller oavsett om du producerar din tjänst med eller utan dator – kom ihåg att värdera din egen tid. Om du måste lägga en massa tid på att få din dator att fungera så innebär det oftast att du förlorar tid som du kunde ha använt i företaget för att skapa intäkter. Nu gäller det inte alltid – som egenföretagare måste man ju alltid lägga ner tid som inte är direkt intäktsskapande, men undvik att lägga massa tid på att hitta en gratisversion av något som du kan köpa för en billig peng - man kan vara “dumsnål”. Om du ska göra ett arbete åt en kund och det kräver ett visst program så är det i allmänhet bättre att köpa det direkt och sätta igång med arbetet i stället för att börja leta efter billigare eller gratis alternativ. Ofta kan du dessutom ladda ner en provversion för att komma igång direkt. Naturligtvis spelar det roll vad programmet kostar jämfört med intäkten på jobbet – men kom ihåg att sätta ett pris på din egen tid.