Chefen: "Det finns kollegor som säger att du inte är så driven. Ja, alltså jag håller kanske inte helt med, men jag har hört det från flera andra nu under hösten. Du får nog jobba på att visa lite mer initiativkraft framöver.”

Vad?!

Vilka kollegor? Hurdå inte driven? Och vad är det jag ska göra? Gud, vilken orättvis chef jag har!

Chefen i exemplet gör alla fel av alla möjliga i sitt ganska tafatta (och lätt överdrivna) feedbackförsök. För att ge feedback värd att lyssnas på ska du följa sex gyllene regler:

1. Ge feedback direkt

Ju närmre händelsen desto bättre.

2. Ge feedback privat

”Beröm i plenum och kritik i enrum” är en bra regel att hålla sig till. Ingen uppskattar att få konstruktiv feedback offentligt och risken att medarbetaren bara går i försvar istället för att lyssna är överhängande.

3. Låt personen få en chans att förbereda sig

Det låter kanske som en omöjlighet att både ge feedback direkt och att låta personen i fråga förbereda sig. Inte alls. En enkel fråga som ”Jag skulle vilja prata med dig om hur du skulle kunna förbättra dina kundmöten, har du tid en kort stund?” räcker. Då visar du både respekt för din medarbetares agenda och ger personen en chans att förbereda sig på vad mötet kommer att handla om.

4. Ge tydlig feedback på vad personen ska göra annorlunda - inte hur den kan vara annorlunda

Utan tydliga instruktioner om vad medarbetaren förväntas göra annorlunda, kan det bli väldigt svårt till och med för den mest motiverade medarbetaren att ändra sitt beteende. Uttalanden som ”Visa lite mer initiativkraft”, ”var proaktiv” eller liknande duger inte. "Boka själv in flera kundmöten varje vecka" eller ”Ställ öppna frågor om kundens situation” är däremot instruktioner som går att förstå och agera på.

5. Utgå ifrån dig själv

Vad är det du själv iakttagit? Att hänvisa till "andra" eller "många" skapar en stor osäkerhet. Vilka är det som går omkring och snackar skit om mig? Och varför lyssnar min chef på det? Knappast något som ökar en persons vilja att lyssna på din feedback. Om någon har synpunkter på din medarbetares sätt att lösa sina uppgifter, är det din uppgift att ta reda på vad problemet är i grunden innan du för hörsägen vidare. Kanske bör dessa två personer i första hand prata med varandra om hur uppgiften ska lösas?

6. Ge bara feedback i syfte att hjälpa någon utvecklas

Kanske är du riktigt irriterad på din medarbetares sätt att agera i någon situation. Om och om igen kanske till och med. Då är det lätt att bli både plump och animerad när man ska ge feedback. Men spetsiga ord och brösttoner motiverar inte till förbättrat beteende hos din medarbetare. Tvärtom. Risken är att personen bara går i försvar och avfärdar allt du säger. Om du istället är saklig, fokuserar på vad du vill att personen ska göra annorlunda och du har som ledstjärna att du vill hjälpa den här personen att utvecklas, så är det mycket större chans att du faktiskt lyckas med just det.