Mejl är ett fantastiskt bra alternativ till sms och telefonsamtal. I sms är vi begränsade i antal tecken, och i telefonsamtal tenderar vi att bli långrandiga och tillåter onödigt många parenteser och utvikningar från vårt ärende.

Hur många gånger slutar det ändå inte med: ”Du kan väl mejla mig det där, så har jag det i inboxen?”, eller ”Du kan väl mejla över de viktigaste punkterna från mötet, så ska jag fundera vidare …”.

Om vi alla blir tydligare i våra mejl kan vi göra detta till ett fantastiskt verktyg. Fundera över hur du använder ämnesraden och hur du strukturerar innehållet i själva mejlet.

1.    Ämnesraden: Ange alltid ditt (huvud)ärende i ämnesraden. Att inte fylla i ämnesraden gör det svårt för mottagaren att dels utläsa vad mejlet innehåller, men även svårt att söka upp mejlet i efterhand. Mejlsystemet är ju så finurligt att vi lätt kan söka efter mejl genom att sortera dem i bokstavsordning efter ämnesraden. Genom att ange ämne (ärende) signalerar du till mottagaren om det är värt att öppna och läsa nu eller senare – eller över huvud taget.

2.    Är mejlet viktigt (också i betydelsen brådskande) bör du välja att markera det, med hjälp av det röda utropstecknet. Är det omvänt, oviktigt, kan du även markera det genom en blå nedåtpekande pil. Använd nedåtpilen om och när du skickar kedjemejl. Underlätta det för mottagaren att förstå mejlets ”viktighet” genom att ange något av dessa tecken.

3.    Inledning: Mottagaren har sett ditt namn och ditt ärende. Om ni känner varandra sedan tidigare kan du gå rakt på sak – berätta varför du skriver (informera, återge, beskriva, förklara, instruera, argumentera, fråga el. dyl.).

4.    Mejlets kärna/huvudbudskap: Försök att få ner det du vill säga i punktform. Annars tenderar det du vill säga att försvinna bland alla ord. Om du vill att mottagaren ska ta ställning till något och har tre alternativ – skriv då ut det tydligt: ”Det finns tre alternativ: 1) Xxxx, 2) Xxxxx, 3) Xxxxx.” Om du har frågor, skriv gärna Fråga 1: Xxxxx ; Fråga 2: Xxxx; Fråga 3: Xxxx” etc.

5.    Avsluta: Förutom passande hälsningsfras, försäkra dig om att mottagaren förstått innehållet och syftet med ditt mejl. Vad ska mottagaren göra nu? Avsluta gärna med en sammanfattning: ”Nu har du alltså sett vad vi gick igenom på mötet. Du behöver ta ställning till punkt 4. Som du vet har vi alltså bara tre alternativ. Mejla mig vilket alternativ du föredrar, innan månaden är slut. Hör av dig om vi behöver prata igenom punkt 4.”