Jag har jobbat med produktutveckling och kvalitetssäkring i Kina sedan 2011, och sedan starten har vi hjälpt hundratals svenska, brittiska och amerikanska företag med att ta fram nya produkter i Kina och importera dem till sitt hemland.

I denna artikel förklarar jag närmare hur processen fungerar - en process som inte bara kan appliceras vid import från Kina eller övriga Asien - utan i all form av tillverkning.

Tips #1: Produktsäkerhet och regleringar

Innan ni ens börjar med att kontakta leverantörer måste ni ta reda på vilka regleringar som gäller för just er produkt. De flesta produkter är reglerade av en eller fler direktiv på EU nivå. Det finns flera typer av produktrelaterade direktiv, exempelvis:

• Elsäkerhet (ex. Jordning i yttre delar)
• Elektriska standarder (ex. frekvenser)
• Kemikalier (ex. Ftalater i leksaker)
• Tungmetaller (ex. Bly och kadmium i elektronik)
• Fysiska egenskaper (ex. Lösa delar i leksaker)
• Brandsäkerhet (ex. Möbeltyger)

I praktiken innefattas så gott som alla produkter av ett eller flera direktiv. Som importör måste man känna till följande EU direktiv:

• REACH (begränsar kemikalier i alla konsumentprodukter)
• CE (krävs för import och försäljning av en rad olika produkter, främst elektronik)
• RoHS (numera del av CE och begränsar användning av tungmetaller i elektronik)
• EN71 (krävs för import och försäljning av leksaker och andra produkter avsedda för barn)
• B1 och B2 (brandsäkerhet för konsument och industriprodukter)

Således måste man först och främst avgöra vilket direktiv som gäller innan man börjar leta efter leverantörer i Kina. Tänk även på att produkten skall vara märkt med en etikett (eller på förpackningen) i enlighet med rådande direktiv.

Import av icke-certifierade produkter kan leda till följande:

1. Varorna beläggs med säljförbud
2. Varorna nekas inträde till landet vid ankomst i hand
3. Skadestånd (om någon skadas av produkten, vilket är en överhängande risk vid import av icke-certifierade produkter)

Det måste bli rätt från början, det går inte att skicka tillbaka en produkt till Kina för certifiering. Det är också importören som är skyldig att se till att alla importerade produkter är tillverkade i enlighet med rådande direktiv. Många tror att leverantören i Kina är ansvarig, men så är inte fallet.

Dokumentkrav

En produkt kan möta alla applicerbara standarder rent tekniskt, men ändå inte vara lagliga att sälja inom EU. Det många missar är att importören måste sammanställa dokumentation, exempelvis en teknisk fil.

Exakt vilken dokumentation som krävs beror på produkt, men det är samma regleringar över hela EU. Således behöver ni inte ha olika dokumentation i Sverige, gentemot Italien eller andra EU länder ni kan tänkas sälja i.

Så, vilken typ av dokumentation behövs? Som sagt, det beror på, men nedan följer några exempel:

• Declaration of Conformity
• Testrapporter
• Komponentlistor
• Ritningar
• Kretsschema (för elektronik)
• Lista på applicerade standarder och regleringar
• Filer för märkningar och förpackning
• Kopia på manual
• Riskanalys

Dessa dokument behöver i regel inte följa en exakt mall, utan det som räknas är att dokumentationen innehåller den information om produkten som lagen kräver. De kan skrivas av er själva, eller så anlitar ni en konsult.

Det är praktiskt taget en formalitet - men extremt viktigt, då ni kan bötfällas för att inte ha dokumentationen. Ja, även om produkten i sig passerat alla tester som kan tänkas.

Hur tar jag reda på vilka regleringar som gäller för just min produkt?

Det sista ni skall göra är att chansa när det gäller EU regleringar.

Det enklaste, men också dyraste, är att anlita en konsult som undersöker vilka regleringar som är applicerbara, och sedan tar fram en strategi för att ni skall möta dem.

Det kostar såklart pengar. Ganska mycket pengar, rent av.

Räkna med att betala minst 30000 kronor, om ni vill lägga ut det mest grundläggande arbetet, med att undersöka applicerbara EU regleringar och framställa dokumentation.

Det beloppet inkluderar inte heller kostnader för eventuella labbtester.

Lyckligtvis kan man få ganska mycket assistans från svenska myndigheter, exempelvis följande:

• Elsäkerhetsverket
• Kemikalieinspektionen
• Konsumentverket
• Livsmedelsverket
• Tullverket

Var dock medveten om att dessa myndigheter på intet sätt besitter expertis vad gäller tillverkning i länder utanför EU.

De kan svara på grundläggande frågor, från ett juridiskt perspektiv, men inte förklara vad ni måste tänka på vid import från Kina, eller andra länder från Asien.

Kort sagt, de kan ge er vägledning, men inte berätta hur ni rent praktiskt går tillväga för att sammanställa dokument, label filer och hantering av labbtester.

Regleringar vid försäljning på Amazon.com i USA

Att exportera direkt från Kina till USA, för att sälja på Amazon.com (se Amazon FBA) börjar bli allt mer vanligt. Det är egentligen inget nytt. Vi har jobbat med Amazon kunder sedan 2012, men de senaste 2 åren har det verkligen exploderat.

Då kan det också vara bra att veta att USA har helt andra produktstandarder, märkningskrav och dokumentationskrav än EU. Regleringar skiljer sig därtill ofta mellan stater, vilket är intressant då EU (som ju inte är ett land) har uniforma regleringar över alla stater.

Således är det extremt viktigt att undersöka vilka regleringar som gäller för just er produkt, i USA, innan ni skickar godset. US customs kan till och med returnera ert gods till Kina, om det inte är märkt med “Made in China”, för att nämna ett exempel.

Samtidigt har Amazon själva börjat sätta i system att de kräver testrapporter och annan relevant dokumentation från säljaren, på alla produkter som läggs upp.

Tips #2: Att välja rätt leverantör

Låt mig förklara min definition av "rätt leverantör". Det är en leverantör som sedan tidigare kan visa att de kan tillverka produkter i enlighet med de applicerbara EU direktiven. Utöver detta så skall leverantören även kunna tillverka er produkt, efter era produktspecifikationer och kvalitetskrav. Givetvis skall även priset vara rätt, annars är inte affären lönsam.

Att välja en slumpvis leverantör på nätet kan dock leda till katastrof. Endast 4 – 6 % av fabrikerna i Kina kan tillverka produkter i enlighet med EU direktiv. Det är en låg siffra. Väljer man en leverantör som inte har erfarenhet av detta sedan tidigare löper man en enorm risk att förlora hela sin investering.

Produktutveckling tar tid - 6 till 12 månader är inte ovanligt

Många importörer underskattar hur lång tid det tar att lansera nya produkter, speciellt de som inte har tidigare erfarenhet av tillverkning.

Att ta fram nya gjutformar kan ta 2 månader. Att köpa in komponenter från tiotals olika underleverantörer kan ta lika lång tid.

Därtill är Kina ett utvecklingsland, och förseningar är att räkna med, för att inte glömma diverse ledigheter under året som stänger tillverkningen i allt ifrån någon dag, till en vecka och upp till en månad.

Det som skulle tagit 3 månader kan lätt sticka iväg på 13 månader. Många väljer att reagera med panik och aggression. Men det kommer man ingenstans med.

Det man måste förstå är att ingen prototyp kommer ut perfekt på första försöket, och det tar flera revisioner innan man har en slutlig prototyp. Det är extremt viktigt att man aktivt och strukturerat vägleder leverantören, och rapporterar defekter.. Men innan det behöver man givetvis en tydlig produktspecifikation.

Det finns dock saker man kan göra för att minimera förseningar. Inom mjukvara finns det ett begrepp som heter “Minimum Viable Product”, eller MVP. Konceptet går ut på att skapa en så enkel produkt som möjligt, och komma snabbt till marknaden. Detta i kontrast till att investera enorma resurser på att ta fram alla tänkbara funktioner, och därmed riskera att man lanserar en välpolerad produkt för sent - eller som ingen vill ha.

Samma sak gäller vid utveckling av konsumentprodukter. Glöm bort att ta fram flera olika artiklar på en och samma gång, med egendesignad produktförpackning. Det tar för lång tid, och varje extra designelement eller funktion gör att risken för långvariga förseningar ökar ytterligare.

Det absolut värsta man kan göra är att ge sig in i otestade tillverkningsprocesser, eller kräva funktioner som inte finns sedan tidigare. Då finns det ingen bortre gräns för hur lång tid utvecklingen kan ta.

Gör det enkelt i början, och testlansera produkten. Använd standardiserade material och komponenter.

Tips #3: Skriv alltid avtal innan ni lägger en order

Ett avtal behöver inte vara komplicerat, men det gör en väldigt stor skillnad vid import från Kina. Främst så minimerar det risken för missförstånd, dels så får man tydlighet och struktur i orderhanteringen. Faktum är att jag förespråkar att alla importörer skriver ett avtal med sina kinesiska leverantörer.

Avtalet skall inkludera produktspecifikationer (ex. Dimensioner, färger, material, design, standarder och direktiv), betalningsvillkor, fraktvillkor och köpare samt säljare. Det man inte skall göra är att referera till "bra kvalitet". Det finns ingen universell definition av vad "bra kvalitet" är. Kvalitet defineras uteslutande av de specifikationer som uttrycks i siffror och ord på ett avtal. Ingenting skall utelämnas, såvida ni inte vill att er leverantör väljer material och dimensioner åt er! (vilket oftast råkar vara just det billigaste)

Kvalitetskontroll och labbtest

Det är en sak att kommunicera era kvalitetskrav i ett avtal, men en annan att verifiera att leverantören faktiskt efterlevt dem.

Innan ni för slutbetalning skall ni utan undantag få varorna kvalitetskontrollerade och labbtestade.

Det finns många företag på plats i Asien som kan göra kvalitetskontroller (ex. Ta bilder, dimensioner och leta efter skador på produkterna) för runt 500 dollar.

Kort sagt måste ni inte flyga hit själv! Det går att boka direkt på internet.

Detta gäller också labbtester. Ni kan få varorna testade, enligt EU regleringar, i Kina eller Hong Kong. Labbtester kan också bokas på nätet.

Det viktiga är att detta sker innan ni gör slutbetalningen.

Tips #4: Hur man hanterar betalningen utan att bli bedragen

Först och främst, betala aldrig allt i förskott. Standard är att 30% betalas innan produktion och 70% i efterskott. Betalar man allt i förskott blir det väldigt svårt att få leverantören att göra nödvändiga reparationer i händelse av att en batch skulle komma ut med allvarliga defekter – det händer! Håller man inne på betalningen till efter man verifierat att leverantören tillverkat vad som skall (ex. genom kvalitetskontroll i fabriken innan varorna skeppas) så är det mycket enklare att förhandla med. Tro mig!

Det finns också en annan väldigt viktig aspekt av detta. Betalningen måste ske till den egentliga leverantören. Betalningsbedrägerier är idag vanliga och bygger på att "leverantören" i själva verket inte är den egentliga tillverkaren. Kunden betalar in pengarna och sedan går bedragaren under jorden. Gör en sökning på Google och se själv!

Tips #5: Håll koll på fraktkostnaden

Fraktpriset bygger helt och hållet på så kallade "Incotermer". Det innebär att ett fraktpris kan offereras fram till hamn i Kina, fram till hamn i Sverige men exkl. hamnavgifter, fram till hamn i Sverige och inkl. hamnavgifter – eller hela vägen till er dörr! Givetvis skiljer sig fraktpriset väldigt mycket åt, beroende på vilken incoterm offerten är baserad på.

Ett mycket vanligt misstag är att importören tror sig få ett fantastiskt fraktpris, och ratar en "dyr offert" från ett svenskt fraktbolag, men som inte alls inkluderar hamnavgifter i Sverige, eller transport till den slutliga destinationen.

Resultatet är en väldigt otrevlig överraskning. Det går inte att undvika någon del av fraktkostnaderna. Förr eller senare får ni betala frakt hela vägen från fabrik i Kina till er dörr, det är bara en fråga om vem betalningen sker till.

Har ni frågor om regleringar, leverantörer, avtal eller annat som berör import från Kina? Tveka inte på att skicka ett e-mail redan nu!

Del 2 om Kina import - Tull, frakt, kostnader, m.m

Om mig
Mitt namn är Fredrik Grönkvist, och jag är medgrundare till ScandinAsian.se och AsiapropertyHQ.com, med nuvarande bas i Shanghai.

Sedan 2010 har jag hjälpt startups och andra företag i Sverige, USA, Australien, Storbritannien, Singapore och många andra länder att tillverka och kvalitetssäkra produkter i Asien.

Har du frågor? Skriv en kommentar direkt här på Företagande.se så svarar jag.