I detta och nästkommande inlägg ska vi förkovra oss i hållbarhetsrelaterade ledningssystem. I det första inlägget ska vi titta närmare på vad ett ledningssystem är, vad som är bra och mindre bra med dem samt några aspekter som är bra att tänka på om man ska införa ett standardiserat ledningssystem.

I den påföljande delen kommer jag översiktligt gå igenom några ledningssystem och ge en kort introduktion till respektive med förhoppningen att ni ska ha en utgångspunkt om ni så överväger att fortsätta undersöka detta.

Vad är ett ledningssystem?

Ett standardiserat ledningssystem är för många företag en naturlig del av deras verksamhet. Fördomen säger att det bara är stora företag som inför ledningssystem för att det är dyrt och tidskrävande. Detta bygger troligen på misstolkningen att det inte finns något spelutrymme i kraven och att de då tolkas allt för strikt. Många anpassningar till små och medstora bolag har gjorts av olika ledningssystem och det finns de som är utvecklade specifikt för SMO:er så möjligheten finns för de flesta bolag att ha ett.

Ledningssystemet standardiserar, eller systematiserar som man ofta säger, processer och arbetsuppgifter för att man ska bli bättre. Det man egentligen gör är att se till att vissa arbetsuppgifter sker i samma sekvens och att dessa repeteras systematiskt. Det kan till exempel handla om att reklamationer ska följa samma arbetsgång, eller att monteringen av en komponent sker på samma sätt. När det väl är en repetitiv process kan man börja förbättra och effektivisera arbetsgången och på så vis öka lönsamheten. Det är precis som fysisk träning: ju mer man gör något desto bättre blir man på det.

Varför har man ett ledningssystem?

För att det är ett bra sätt att sätta ramarna för hur styrningen av en viss typ av arbete ska gå till (miljö, arbetsmiljö, risk och så vidare). Varje verksamhet måste sedan ”fylla” ledningssystemet med sina specifika rutiner och arbetsuppgifter. Ett bra sätt att avgöra om ledningssystem är något för din verksamhet är att titta på er rådande situation. Har ni till exempel en styrningsmodell för miljö, krav i leverantörskedjan eller rutiner för arbetsmiljön? Gör du bedömningen att ni har kompetens internt att utveckla och underhålla ett sådant system över tid? Bli inte avskräckta om du tycker de frågorna låter komplicerade. Ni har förmodligen redan en rutin för allt det där, men den kanske inte är beskriven och dokumenterad. Frågan är om ni vill lägga den extra tiden på att utveckla det området själva eller införa ett ledningssystem.

Se även: Artiklar och tips hur du blir en bättre ledare

Vilka är för- och nackdelarna?

Låt oss börja med fördelarna. En, för många, avgörande anledning till att man inför ett ledningssystem är för att de/den leverantör(er) man säljer till kräver det. Ledningssystemet möjliggör helt enkelt för fler affärer. Vidare är en standard, så som ISO14001/OHSAS18001/osv, utvecklad av en uppsjö av smarta människor och deras samlade erfarenhet är ofta högre än vad man själv kan ha inhouse. Det innebär att ledningssystemet kan vara en genväg i sin egen affärsutveckling avseende processer och rutiner. Ledningssystem erbjuder kompetens inom områden där man ibland saknar det som krävs för att bli riktigt lyckosam. Dem erbjuder vanligtvis stöd både inom generell affärsutveckling och mer specifik guidning inom sakfrågor.

Nackdelar då? Den nackdel jag främst vill lyfta fram är det faktum att ledningssystem är utvecklat för att passa alla, och därmed ingen som pessimisten skulle ha sagt. Inför man ledningssystemet för stöd i ett visst sakområde kan avsaknaden av specificitet göra ledningssystemet uddlöst. Det finns olika omfattningsnivåer på ledningssystemen kan man säga. Vissa är mer omfattande, som ISO14001/ISO9001/OHSAS18001, och de som är mindre likt Svensk Miljöbas 3/FR2000. Man kan nästan aldrig få det bästa av två världar, alltså det mer omfattande stödet i ett större system och det mer lättinförda i ett mindre. Vad behöver ditt företag?

Jag nämnde tidigare kostnader för ett ledningssystem, och ja det kostar pengar att införa ett ledningssystem. Till en början kan detta betala av sig eftersom de förbättringar ledningssystemet medför leder till ekonomiska vinster större än själva införandekostnaden. På långsikt är det inte lika enkelt att svara på om eller hur ledningssystemet bidrar till skapade affärer eller effektiviseringar. Det har gjorts vetenskapliga studier på återbetalningstiden för ledningssystem och det man kan fram till då var en ROI på ett till två år.

Läs även: Hur hållbarhetsarbete kan skapa fler affärer

Kan man utveckla ett eget ledningssystem?

Ja, absolut. Det är till och med så att du redan har ett ledningssystem på ditt företag. Det kanske inte är dokumenterat eller uttalet ett ledningssystem men de riktlinjer som styr hur företaget och vissa funktioner ska skötas är just ett ledningssystem. Om man nu vill skapa något som är helt anpassat och unikt för den egna verksamheten är det dock ingen dum idé att söka inspiration från de standarder som finns till gängliga. Det är trots allt så att de olika ledningssystem som finns är rätt bra och kan ge en värdefulla insikter i att leda processer (kvalitet, miljö, risk, arbetsmiljö, osv). Att åka snålskjuts är smart och det är inget fel med att fokusera på det man är bra på och låta andra sköta ”resten”.

Ledningssystem eller ej?

Jag har varit inne på några aspekter som är viktiga att ta upp. Den absolut viktigaste frågan att ställa sig är hur och vilket värde det skulle skapa för dig och ditt företag. Som jag har varit inne på tidigare kan det handla om möjligheter till nya affärer, effektivare verksamhet eller att stötta en viss funktion i organisationen. Ni behöver ha en tydlig hypotes kring syftet med ledningssystemet. Det är viktigt att titta på hur det ser ut i just din bransch. Vad gör dina konkurrenter? Vad förväntar sig kunderna och andra intressenter? Det är viktigt att högsta ledningen förstår varför ni skulle införa ett ledningssystem. Precis som med mycket annat inom hållbarhetsområdet är detta ett långsiktigt arbete där resultaten kommer kontinuerligt.