Jag har läst flera artiklar om möteseffektivitet som lyfter fram att tydligt syfte och mål behövs för att säkra resultatet. För att intäkten (effekten) av mötet ska bli större än utgiften (arbetsinsats, tid). Egentligen är det inte ”rocket science”, dvs svårt att räkna ut, men ändå är det i särklass det som skapar mest svinn i Mötessverige.

Micke Darmell har skrivit att 44% av möten saknar tydligt syfte och mål. Håkan Lövén pekar på att möten ”kostar” organisationen. Nikan Zarghani lyfter fram att 71% av arbetsmöten anses vara mindre produktiva enligt undersökning från Microsoft.

Jag själv som hållit kurser i effektiva möten sedan 1999 brukar alltid fråga mina deltagare hur stor del av deras arbetstid består av möten. Här varierar svaret från 25% till 75% av arbetstiden. När jag frågar hur många möten som når syfte och mål, så ligger svaret i snitt på skrämmande 50%. ”Ja men vi har ju inte alltid syfte och mål med möten” säger några röster. Då är det ju inte konstigt om det inte uppnås, tänker jag. Men, är det OK att endast 50% av våra möten når syfte och mål?

Varför uppnår endast 50% av möten syfte och mål?

Några saker som jag har hört under mina 20 år som facilitator och utbildare i facilitering av effektiva möten

• Jag hinner inte förbereda möten för jag har för mycket att göra!
• Jag går från möte till möte!
• Ingen frågar efter syfte och mål!
• Varför ska jag göra detta om ingen annan gör det?
• Vi har stående agenda!

Jag å min sida, tror att utmaningen ligger i att det behövs väldigt lite för att sänka motivationen att anstränga sig. Det räcker med att någon säger att de inte hann att förbereda sig så sprider beteendet snabbt. Den tanke som då fortplantar sig är ”Varför ska jag slita om inte andra gör det? ”

Som exemplet med kaffekoppen…
Alla vet att koppen bör ställas in i diskmaskinen, och gör så för det mesta. Men, så ställer någon sin kopp på diskbänken och vips så står alla andra muggar där. Ett krig utbryter, ”Din mamma jobbar inte här”. Det blir dålig stämning.

Hur kan organisationer komma tillrätta med det här? Skaffa diskmanskinsplockare? Mötespoliser?

Framförallt behöver vi ta situationen på allvar. Det är inte OK att så stor del av arbetstiden är osäkrad. Om chefer skulle föregå med gott exempel och våga ta en diskussion tror jag att det skulle ge god effekt. Möten är ju även en arbetsmiljöfråga.
Nu till min rubrik – under alla mina år som utbildare så lyser just cheferna med sin frånvaro. Detta har gjort mig ganska konfunderad eftersom varje kurs jag håller, så säger någon eller några av kursdeltagarna – ”Min chef skulle gå den här kursen!”. ”Jaså, varför då?” säger jag intresserat. ”Jo annars kommer det inte bli någon ändring på riktigt”. Till chefers försvar har de troligen mycket på sitt bord och det är förståeligt att de väljer hårt vad de vill lära sig att bli bättre på. De som ändå prioriterar kunskap i mötesledning har mycket att vinna. Detta ger inte bara att vi når syfte och mål med mötet, utan även engagemang och ägarskap som bidrar till organisationens mål.

Vad tänker du? Hur kan vi på riktigt se till att merparten av våra möten har tydligt syfte och mål? Maila gärna till mig pia.larsson@facilitatorhuset.se, kommentera nedan eller svara med en ny artikel.