Att både kunna ta och ge konstruktiv feedback bidrar inte bara till god kommunikation och effektivt ledarskap; den ger även glädje, en god arbetsmiljö och grunden till lärande och personlig utveckling. Här är några knep du kan ta till dig för att bemästra det som många tycker är så svårt.

Feedback finns i den dagliga kommunikationsprocessen som ett aktivt och effektivt informationsutbyte ”individ-till-individ”. I själva verket kommunicerar vi feedback varje gång vi pratar med någon. Detta är värdefullt och kan skapa framgångsrika organisationer och företag där kommunikationen präglas av en effektiv Feedbackkultur.

Forskning visar dock att enbart omkring 30 % av den feedback som ges kan leda till ett positiv beteendeförändring hos mottagaren. Om feedback är menad att förbättra situationer och hjälpa andra människor att utvecklas, hur kan det då vara så svårt att ge och ta emot denna och avgöra hur och när den ska ges för att nå önskad effekt?

Jo, problemet är inte feedback i sig utan sättet feedback ges och tas emot.

Mina bästa tips för att ge feedback

1. Feedback ges i rätt tillfälle (när problemet dyker upp) och i en miljö där mottagaren känner sig trygg och betrodd.

2. Budskap ska vara direkt, konkret och specifik baserad på observation och inte på tolkningar.

3. Feedback ska ges på ett positivt och ärligt sätt som lockar mottagaren att vilja lyssna, förstå, lär sig, reflektera och bli bättre.

4. Positiv feedback ska förstärka mottagarens beteende genom att:

a. Uppmuntra att fortsätta med ett visst beteende.

b. Ta upp de positiva effekterna av mottagarens handlingar.  

Exempel:

a. ”Du gjorde ett bra jobb när du spontant svarade på frågorna gällande ditt expertisområde under mötet. 

b. Det visade den kompetens du har och hjälpte alla att förstå hur vi kan genomföra projektet X med din organisation”.

5. Konstruktiv feedback ska ges genom att omdirigera ”X” beteende/situation på följande sätt:

a. Förstärk först mottagarens beteende som fungerar bra.

b. Ta upp vad mottagaren behöver förbättra.

c. Förklara varför genom att uppmuntra mottagaren att använda sina speciella skickligheter som stöd för att vidta åtgärder.

d. Följ upp och visa att du finns som stöd för att mottagaren ska kunna åstadkomma en positiv förändring eller förbättring.

Exempel:

a. "Du gjorde ett bra jobb med din rapport som innehöll mycket relevant och värdefull information.

b. Det jag saknade var en kort genomgång av rapporten så det vore bra om du kunde lägga till en sådan i samband med din månads rapportleverans framöver.

c. Med den effektiva och tydliga förmåga du har att genomföra presentationer kommer vi att försäkra oss om att alla förstår innehållet och att alla frågor fångas i rätt tid och plats.”

Mina bästa tips för att ta emot feedback

1. Lyssna och fokusera på VAD personen säger och inte på HUR personen säger det.

2. Försök att skilja på sak och person.

3. Sätt dig in i den andras personperspektiv. 

4. Att skriva ner den feedback du får hjälper dig att förstå.

5. Visa uppskattning.

Kom ihåg vikten av feedback och dess kraft: Att både kunna ta och ge konstruktiv feedback bidrar inte bara till god kommunikation och effektivt ledarskap; utan den ger även glädje, en god arbetsmiljö och grunden till lärande och personlig utveckling.