Artikeln förutsätter att du redan har drivit ditt företag ett år och nu ska göra en ny budget för kommande år.

Uppföljning

Företagets ekonomi styr du genom att använda uppgifterna från bokföringen. Du utnyttjar dem hela tiden genom att jämföra budget med verkligt utfall. På så sätt blir du allt bättre på att bedöma, analysera och dra slutsatser kring vad du ska göra. Tala gärna med din redovisningskonsult/revisor om att utarbeta en rapport­ och budgetuppföljningsblankett som är lämplig för din verksamhet.

Om förutsättningarna för din ursprungliga budget ändras drastiskt under året, kan du bli tvungen att justera budgeten. Att jämföra verkligt utfall med en budget som inte längre är aktuell, är inte meningsfullt.

Det är inte nödvändigt att företaget redovisar vinst första året – om du har råd att skjuta till det kapital som behövs i företaget för nästa år. Många företag har höga kostnader i början och kanske redovisar förlust det första räkenskapsåret. Det viktiga är att företagets framtidsutsikter är goda – att affärsidén håller. Därför bör du alltid göra en ny budget varje år.

Om det inte går bra

Om du driver din verksamhet som en enskild firma eller som ett handelsbolag, är du alltid personligt ansvarig för skulderna som uppkommer i verksamheten. Din egen personliga ekonomi påverkas alltså direkt av hur det går för företaget. Börjar företaget gå dåligt, är det därför viktigt att du snabbt bestämmer dig för om det går att göra verksamheten lönsam eller om du måste avveckla företaget. Vänta inte för länge på att situationen ska förbättras av sig själv. Det gör den sällan.

För ett aktiebolag gäller annorlunda regler. De som satsat egna pengar i bolaget (aktieägarna) riskerar att förlora hela det beloppet, men normalt inget mer. Det är i stället leverantörer och långivare som riskerar att förlora pengar om bolaget inte kan betala sina skulder. Det finns därför vissa speciella regler i aktiebolagslagen som ska verka för att verksamheten avbryts i tid, innan för stora förluster uppstår (likvidationsregler). Följs inte dessa, kan det få konsekvenser för såväl aktieägarna som styrelsen och VD. Samtliga kan i vissa fall bli personligt betalningsansvariga för de skulder som bolaget har. En av reglerna är knuten till aktiekapitalets storlek. Om styrelsen befarar att bolagets förluster är så stora att de uppgår till mer än halva aktiekapitalet, måste den vidta ett antal åtgärder. Diskutera därför alltid med bolagets revisor i sådana lägen.

Dessutom gäller alltid att du är skyldig att ansöka om konkurs för företaget om dess skulder inte kan betalas i tid och denna oförmåga inte endast är tillfällig (obestånd). Detta avser såväl enskild firma, handelsbolag som aktiebolag. Konkursansökan kan också göras av en leverantör eller långivare. Beslut om konkurs fattas av tingsrätten, om den finner att obestånd föreligger. Att så är fallet antas normalt utan vidare om företagaren själv gör konkursansökan, medan en mer omfattande pröv­ ning görs i andra fall.

Ny budget - Resultatbudget

När du gör en budget för ditt andra verksamhetsår, är det naturligt att du utgår från de resultatrapporter som du löpande

tagit fram under det första verksamhetsåret. Du går igenom de olika raderna i rapporterna och bedömer vad som kan vara rimligt att förvänta sig av nästa år. I de kommande resultatrapporterna kan du lägga in en kolumn som heter budget. Då blir det lätt att jämföra verkligheten (utfallet) med planeringen.

Likviditetsbudget

Ett års verksamhet har säkert visat hur beroende du är av ditt kassaflöde – att det verkligen finns pengar precis då de
behövs. Därför är det viktigt att fortsätta planera likviditeten. Bokföringen för föregående år kan vara till hjälp. Har du gjort balansrapporter ofta, kan du kontrollera hur mycket likvida medel du haft vid olika tidpunkter. Ta med säsongsvariationerna i beräkningen – kommer det in litet pengar under sommaren? Hur klarade du det förra året?

Bokföringens betydelse

I den här handledningen har vi försökt beskriva vilken central roll bokföringen spelar i ditt företag. Den kan ge dig stöd när det gäller att förstå och planera din verksamhet.

Bokföringen kan inte fatta beslut åt dig, men du får väldigt svårt att fatta kloka beslut om den inte är aktuell och kan ge dig vägledning om hur företagets resultat och ställning verkligen är.

Bokföringen är alltid viktig, men den är särskilt värdefull när det inte går bra. Med hjälp av tätt återkommande resultat­ och balansrapporter kan du bedöma om företaget ska drivas vidare eller avvecklas.

Bokföringens grundidé är enkel. En affärsidé blir till en första budget. Du får de första utgifterna och de första inkomsterna och börjar bokföra. Allt ska bokföras, stämmas av och sammanställas i resultat­ och balansrapporter. Sedan är det dags att avsluta räkenskaperna. Årets redovisade resultat ska deklareras och så blir det dags för en ny budget. Du lär dig alltmer om bokföring och använder den i ditt företagande. Bokföringen är oumbärlig – både för dig och andra som är
intresserade av att följa ditt företags utveckling.

RÅD
Utnyttja bokföringen! Skaffa dig kunskaper genom utbildning. Den här handledningen har bara haft till syfte att ge en kort intro­duktion i bokföringens värld.

Lycka till med ditt företag!