Denna artikel är grundläggande - här är en mer omfattande guide med tips och om lagar
Den största marknaden för handel med varor och tjänster är den offentliga upphandlingen. Den lär omsätta runt 500 miljarder kronor varje år. Den offentliga upphandlingen är styrd av mängder med lagar och regler som både köpare och säljare måste följa. Syftet med alla regler och förordningar är att behandla alla företag som vill handla gentemot offentliga myndigheter och institutioner jämlikt.
Definition
Offentlig upphandling omfattar alla inköp av varor och tjänster som sker av de offentligt styrda organen i samhället. Det kan gälla myndigheter, skolor och vårdhem. Men inom ramen för offentligt styrda organ finns även vissa föreningar, stiftelser och företag. Dessa företag verkar då inom områden som tillgodoser allmänhetens behov på något sätt.
Här hittar du en ordlista med allt du behöver veta om offentlig upphandling.
Lagen om offentlig upphandling
Det finns flera lagar som reglerar den offentliga upphandlingen. Reglerna för den offentliga upphandlingen är satta av EU och de flesta offentliga upphandlingar faller inom ramen för lagen om offentlig upphandling, LOU. Den viktigaste punkten i lagen är att det är det som köps in, inte den som säljer som ska bedömas vid valet av leverantör. Anledningen till det är att de offentliga upphandlingarna inte får sätta konkurrensen på marknaden ur spel utan utnyttja den för att nyttja samhällets ekonomi.
I den offentliga upphandlingen får inte subjektiva bedömningar ske, som till exempel lojaliteter till ett visst företag. Det företag eller den organisation som har det bästa erbjudande ska vinna upphandlingen. Det låter enkelt, men i praktiken är lagarna ett gytter av regler och förordningar som måste följas. Till det kommer att det finns flera olika typer av offentliga upphandlingar, och vilken som väljs beror på kostnaden och vilket myndighetsområde avtalet gäller.
Här hittar du LOU, lagen om offentlig upphandling.
Specifikation
Den offentliga upphandlingen specificeras utifrån de krav som ställs på den vara eller tjänst som ska köpas in. Det kan vara tekniska kravspecifikationer och miljökrav. De tekniska kraven kan hänvisa till en godkänd EU- eller internationell standard. Däremot får inte specifikationen innehålla krav om ursprung, framställningssätt eller något patent eller varumärke.
Undantag från lagen om offentlig upphandling
Liksom i de flesta lagar och regler finns undantag även i lagen om offentlig upphandling. Upphandlingar av vatten, energi, transporter och teletjänster har särskilda bestämmelser och lyder under en annan lag än lagen om offentlig upphandling. Lagen gäller inte heller för inköp eller förvärv av fastigheter, finansiella tjänster vad gäller värdepapper, radio- och TV-program, centralbankens uppgifter, anställningar eller forskning- och utbildningstjänster. Givetvis gäller inte heller sådana tjänster som en annan myndighet har ensamrätten att utföra.
Tips till småföretag
- Det finns affärsmöjligheter i offentlig upphandling: Offentlig upphandling genomförs årligen till ett värde om cirka 500 miljarder kronor. Detta är således en stor marknad som innebär affärsmöjligheter för företag.
- Förbered er, ta reda på kommande upphandlingar: Förbered er, till exempel genom att ta reda på tidigare genomförda upphandlingar, ta reda på upphandlingsannonser, gå på upphandlande myndigheters/enheters ev. informationsträffar om framtida upphandlingar etc.
- Beakta möjligheten att samarbeta inom lagens gränser: Kom ihåg att små företag i viss utsträckning kan samarbeta vid anbud. Företagen kan åberopa annans tekniska och/eller yrkesmässiga kapacitet (11 kap 12 § LOU och 11 kap 5 § LUF. LUF = Lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). De små företagen kan även samverka för att gemensamt lägga anbud (1 kap 11 LOU och 1 kap 30 § LUF). Dock varning för anbudskarteller – en tumregel är att samarbete om gemensamt anbud bara är OK så länge företagen - var och ett för sig - inte klarar av att fullgöra kontraktet.
- Läs förfrågningsunderlaget noga och svara på allt som begärs: Det är viktigt att vara noggrann när man deltar i en offentlig upphandling. Man måste svara på allt och bifoga allt som begärs i förfrågningsunderlaget.
- Kontakta upphandlaren om något är oklart: Om det uppstår osäkerhet om något som står i förfrågningsunderlaget, så kontakta den upphandlande myndigheten/enheten, som sedan återkopplar på ett sätt som ska komma alla företag till del. Genom att ställa frågor kan onödiga missförstånd undvikas.
- Lämna in anbudet och alla bilagor i tid: Det kan inte nog understrykas hur viktigt det är att lämna in sitt anbud inklusive alla bilagor i tid. Kommer anbudet in en dag för sent, tas det inte upp till prövning och man har lagt ned arbetet förgäves.
Tipsen kommer från Företagarnas Ulrica Dyrke
Läs mer om offentlig upphandling:
På sajten "Ditt Europa" kan du läsa om offentliga upphandlingar
Simap har en portal för offentlig upphandling inom EU
Konkurrensverket publicerar nyheter och listar offentliga upphandlingar
