Referenstagning är en viktig del av rekryteringsprocessen där arbetsgivaren kontaktar tidigare arbetsgivare eller andra relevanta referenspersoner för att få en mer komplett bild av en kandidat. Syftet är att verifiera information som kandidaten har gett under anställningsintervjun och i sitt CV, samt att få en djupare förståelse för kandidatens arbetskapacitet, arbetsmoral och personliga egenskaper. Referenstagning är viktig eftersom den bidrar till att säkerställa att arbetsgivaren fattar ett välgrundat beslut. Det är ett sätt att verifiera kandidatens uppgifter och få en ärlig bild av deras tidigare prestationer och beteende. Referenser kan ofta ge en mer nyanserad bild än vad som framkommer under en intervju, där kandidaten kanske är nervös eller försöker framställa sig i bästa möjliga ljus.

Att vara väl förberedd med frågor

För att få ut så mycket som möjligt av referenstagningen är det viktigt att vara väl förberedd med specifika frågor som är relevanta för den aktuella rollen. Frågorna bör vara öppna nog för att ge referenspersonen möjlighet att ge detaljerade svar, men samtidigt fokuserade på de områden som är viktigast för rollen. Detta gör det möjligt att jämföra informationen från olika referenspersoner och identifiera eventuella mönster eller avvikelser.

Vad frågas vid referenstagning?

Vid referenstagning ställer man ofta frågor som rör kandidatens tidigare arbetsuppgifter, prestationer och hur de har samspelat med kollegor och chefer. Exempel frågor:

• Hur skulle du beskriva kandidatens arbetsinsats och ansvar i sin tidigare roll?
• Hur hanterade kandidaten utmaningar eller konflikter på arbetsplatsen?
• Kan du ge exempel på hur kandidaten samarbetade med andra i teamet?
• Vilka styrkor och svagheter såg du hos kandidaten?
• Skulle du rekommendera kandidaten för en liknande roll igen?

Personliga egenskaper

Referenstagning är också ett utmärkt tillfälle att få insikt i kandidatens personliga egenskaper, som kanske inte är lika uppenbara under en intervju. Detta kan inkludera kandidatens pålitlighet, samarbetsförmåga, stresshantering och förmåga att anpassa sig till förändringar. Dessa egenskaper kan vara avgörande för om en kandidat kommer att trivas och vara framgångsrik i den nya rollen.

Gå på fakta och inte på magkänsla

Det är lätt att bli påverkad av magkänsla när man träffar en kandidat, särskilt om de gör ett starkt första intryck. Men magkänsla är subjektiv och kan leda till felaktiga beslut. Genom att använda referenstagning som ett verktyg för att samla in objektiv information, baserad på fakta och tidigare erfarenheter, kan arbetsgivaren fatta mer informerade, välgrundade och rättvisa beslut. Detta minskar risken för felrekryteringar och ökar chansen att hitta rätt person för rollen.

Kostnaden för en felrekrytering kan vara betydande, både i direkta och indirekta kostnader. Här är några av de vanligaste aspekterna som påverkar kostnaden:

1. Rekryteringskostnader: Annonsering, rekryteringsbyråer och tid som spenderas av HR och chefer på intervjuer och urval är alla direkta kostnader. Om rekryteringen måste göras om, fördubblas dessa kostnader.
2. Introduktions- och utbildningskostnader: När en ny anställd börjar, investerar företaget tid och resurser i utbildning och introduktion. Om den nyanställda lämnar tidigt, eller om det visar sig att de inte passar för rollen, är dessa investeringar förlorade.
3. Produktivitetsförluster: En felrekrytering kan leda till att teamet inte fungerar optimalt, vilket påverkar produktiviteten. Dessutom tar det tid för en ny person att komma upp i samma nivå som en erfaren medarbetare.
4. Påverkan på arbetsmiljö och team: En felrekrytering kan skapa spänningar eller missnöje i teamet, vilket kan leda till minskad moral och ytterligare kostnader om andra anställda väljer att lämna företaget.
5. Kundpåverkan: Om den felaktigt rekryterade personen har direktkontakt med kunder, kan det påverka företagets relationer och rykte negativt.

Slutsats

En felrekrytering kan bli kostsam på många olika sätt, men kan undvikas eller minska i risk om man gör en gedigen rekryteringsprocess inklusive noggrann referenstagning. Att lägga lite mer tid och resurser på detta kan leda till både besparingar och lyckade rekryteringar med stora vinster för företaget eller för organisationen.