Du är en person som tar ditt arbete på allvar; du är dedikerad och lägger ett stort engagemang i ditt arbete. Dagarna är fyllda av möten, analyser, beslut och kommunikation. Vi kan vara överens om att när din dag är slut har mycket uträttats, men troligtvis också att det finns en del aktiviteter som inte blev utförda.

Vad eller vem styr egentligen ditt arbete?

I dagens samhälle är det väldigt lätt att bli styrd av en mångfacetterad omvärld utan att det egentligen finns någon speciell person eller funktion som styr oss. Idag är vi alltid nåbara; mobilen är alltid på, och skulle nu folk undvika att ringa oss på kvällen eller på helgen så skickar de ett sms. Datorn är alltid med, alltid uppkopplad och inkorgen alltid överfull av mejl. Kanske ska vi också hänga med i sociala media.

Det är lätt att hamna i en fälla där man reagerar, åtgärdar och korrigerar men inte driver något framåt. Speciellt allvarligt är det om du har en ledande ställning och förväntas driva och lägga fram framtida strategier, eller om du är entreprenör där nytänkande är A och O. Glöm inte heller dina personliga mål, även de måste rymmas i din dag.

Stressen växer. Men det finns sätt att undvika detta.

Ta kontrollen - Planera 20 minuter varje dag

Det handlar om att prioritera. Det kan vara att ta mötet med person x men inte y. Det kan vara att säga nej eller att välja att inte svara på alla mejl. Det kan vara att delegera även om du kunde gjort det bättre själv, osv.

Men tro inte att du kan göra det här i flykten. Nej, det handlar om att planera sin dag. Det behöver inte ta mer än 20 minuter, kanske dagens första aktivitet eller möjligtvis det sista du gör innan du går och lägger dig. Skriv ned 3 – 8 mål som du vill åstadkomma under dagen. Hur många som är passande är individuellt och vi återkommer till det nedan. Det viktiga är att listan är din - inte en funktion av inkommande brus.

Sätt mål och eliminera onödiga tidsanspråk

En förespråkare av den korta listan är Timothy Ferriss, välkänd författare av boken “4 timmars arbetsvecka”. Titeln kan kännas provocerande, liksom delar av attityden i boken.

Tim Ferriss uppmärksammades även i denna artikel och film där han förespråkar droger för att öka kreativiteten.

Men läser man boken i sin helhet märker man att fokus ligger på att eliminera onödiga arbetsuppgifter, sätta sina egna prioriteringar och bygga upp det liv som man vill ha. Timothy föreslår att man sätter upp 3 – 5 mål avseende det som skapar mest stress (ofta är det mål man skjutit framför sig en tid).

Titta igenom målen och välj det mål som löser upp flest underliggande problem och som verkligen kommer att förändra din situation. Avsätt sedan ett par timmar för att lösa just detta problem. Enligt Ferriss undviker man på detta sätt att sätta orealistiska mål på sig själv. Han menar att till exempel tio mål blir omöjligt, medan om man har bara ett mål för dagen så kan man vara säker på att det blir löst vilket gör att man mår bättre och blir mer motiverad att fortsätta den goda vanan.

Många väljer dock fler mål. Tveka inte att föra över några mål till dagen efter om de inte blivit utförda. Vanligt är att sätta upp åtta mål; sex som rör jobbet och två privata, till exempel kvalitetstid med sin familj.

Målen sätter man upp under 20 minuter på morgonen eller kvällen innan. Vid nästa morgons planering stämmer man också av hur det gick dagen före. Vill man ha en lista även för helgen bör balansen vara den omvända, kanske sex privata mål och två jobbmål. Kanske en söndag helt utan mål?

Ska planering vara nödvändigt - kan vi inte "bara vara"?

En del motsätter sig mål och planering för att istället jobba mindre och ”bara vara”. Den tanken är god och kan med behövas men det högre syftet med denna målplanering är att minska stress och få mer tid över till exempelvis fritid och rekreation. För drivna människor är det annars lätt att jobbet hela tiden ligger och gnager, även när man spenderar tid med familj och andra sysslor.

Så gör ledare i större företag

I en studie kring hur toppledare i Fortune 500-bolag som Delta, DHL, Google, Twitter med flera spenderar sin dag ser man att de lägger 25 minuter på planering. Det stärker teorin att den egna planeringen är väsentlig för att kunna och orka producera på topp. Noteras också att de lägger 45 minuter på motion varje dag. Om de kan, så borde tidsbrist inte vara ett skäl för dig och mig att låta bli fysisk aktivitet.

En timmes motion kan leda till att man kan hoppa över två timmar arbetstid och ändå få lika mycket eller till och med mer gjort.

Några handfasta råd

- Börja morgonen offline så att inte de första mejlen får dig att genast hamna i en reaktiv fas.

- Sätt av 20 minuter och gör dina mål för dagen. Det må vara en smaksak om man likt Timothy Ferriss har endast ett mål på listan - det man faktiskt måste få gjort - och sedan lägger ett par timmar på det. Mer vanligt är att man skapar mellan 5 - 8 mål för dagen. Låt det inte bli för mycket dock, inte mer än två till tre mål ska behöva föras över till morgondagen.

Enligt paretoprincipen får du 80% av ditt resultat av 20% av din arbetstid

- Avsätt tid till att uppnå målen, liksom tid till mejl. En toppledare förväntas tillbringa cirka två till tre timmar på mejl, men låt det inte bli något som görs då och då under dagen. Det har kunnat visas att starta upp/stänga ned-tid blir alltför omfattande och att det är ett väldigt ineffektivt sätt att jobba.

- Utöver morgonens 20 minuter, använd gärna lite extra tid på måndag morgon till att se över den kommande veckan, precis som du kan använda fredag eftermiddag till att analysera vad som hände under veckan, vad som blev gjort och inte och vad som behöver flyttas över till måndagens planering.

- Sätt upp ett mål med målet. Vad ska du göra med den tiden du får över efter att ha kommit igång med planeringen?

Vad man än jobbar med kan man bli mer effektiv och få ut mer tid att göra annat - syftet är att frigöra tid.

Låt de 20 minuternas planering bli dagens bästa och viktigaste. Känn dig lugn och trygg med att det är du själv som styr din agenda, inte mejlboxen.