Granska huvudboken
När du bokfört en period klart så kan du ta ut en huvudbok för perioden. I den kan du se en tydlig bild över vad som bokförts då den innehåller en sammanställning av alla verifikationer i kontonummerordning. I listan kan du även utläsa verifikationsnummer, text och belopp så att du smidigt kan se om något är fel. Ett tips är att skriva ut den med stor text och mellanrum mellan raderna så att du enkelt kan göra anteckningar om du finner något som måste ändras.
Börja med att gå igenom alla balanskonton och jämför med utdrag från bank och andra underlag. Oftast är det svårast att upptäcka fel som uppstår om det är någon verifikation som missats så därför är det bra att börja med dessa. När du är klar med balanskontona och ser att de stämmer då kan du även vara säker på att resultatet stämmer. Sedan kan det även vara bra att kolla av resultatkontona. Ett tips här är att skicka ut en momsrapport för att kontrollera att omsättningen stämmer överens med momsen.
När du sedan funnit ett fel så är det dags att göra en avstämningskontering.
Exempel på avstämningskontering
Vid avstämningen finner du att både plusgiro och bankkonto är fel. När du går igenom felen så finner du att en överföring mellan dessa på 5000 kronor blivit fel så nu måste det rättas.
|
Konto |
Kontonamn |
Debet |
Kredit |
|
1930 |
Konto |
10000 |
|
|
1920 |
Plusgiro |
10000 |
Tips för att avstämningen ska gå smidigare
- Om du registrerar dina verifikationer direkt i dataredovisningen så har du möjlighet att ge verifikationerna en förklarande text. Detta kan underlätta avstämningen markant då du enklare kan se vad verifikationen handlar om. Skapa förkortningar så att du så utförligt men kort kan beskriva en händelse. Visst det tar längre tid att göra verifikationen men du kommer spara in den tiden senare.
- Istället för att klumpa ihop flera affärshändelser så blir det lättare att sköta avstämningsarbetet om affärshändelserna kommer var för sig.
- Om du har långa listor att gå igenom och du inte vet var felet ligger så kan det hjälpa att dela upp listan. Stämmer saldot efter halva listan? Ja då har du bara andra halvan att titta på.
- Vet du vilken summa det är som är fel kan det vara bra att söka efter just den summan eller halva den summan. Då ett belopp bokförs fel så blir ofta felet dubbelt så stort.
