Vad är en verifikation?

Verifikationer är affärshändelser i ditt företag och kan vara kvitton, fakturor, utbetalningsbesked, inbetalningsavier, m.m. Det kan vara pappersdokument men det kan också vara elektroniska uppgifter, till exempel erhållna via e-post.

Affärshändelser är allt som påverkar ekonomin i verksamheten – en förändring av en tillgång eller skuld eller en åtgärd som orsakar en kostnad eller ger en intäkt. Du gör till exempel en utbetalning från bankkontot, betalar hyran för den lokal där verksamheten bedrivs, betalar lön, köper material eller säljer en vara. Samtliga affärshändelser ska dokumenteras. De uppgifter som visar sådana händelser i din rörelse kallas verifikationer. Det måste finnas en verifikation för varje affärshändelse. De utgör underlag för bokföringen.

Allt du behöver veta om moms

Huvudregeln är att du alltid ska använda den ”handling” du får som verifikation. Det är särskilt viktigt att tänka på när uppgifterna erhålls elektroniskt. Bokföringslagen tillåter nämligen inte att du skriver ut uppgifterna på en skrivare och därmed förstör de elektroniska uppgifterna. De måste sparas även om du gör en pappersutskrift. På motsvarande sätt ska pappersdokumenten sparas om du överför uppgifterna till elektronisk form genom scanning.
Även om en handling inte direkt skulle behövas för själva bokföringen, är det klokt att ändå spara den. Spar hellre för mycket än för lite.

Alla verifikationer ska enligt lag innehålla följande uppgifter:

• Datum – när den sammanställdes
• Datum – när affärshändelsen inträffade
• Kort beskrivning av vad affärshändelsen avser
• Hela beloppet med en specificering av momsbeloppet
• Motparten – med vem eller vilket företag som affärstransaktionen gjorts upp
• Eventuell hänvisning till underlag som du av praktiska skäl förvara separat, t ex hyresavtal och andra avtal eller handlingar

Alla noteringar ska vara skrivna på ett ”varaktigt” sätt. Utöver bokföringslagens krav kan bestämmelser även finnas i annan lagstiftning.

Skriva verifikation själv?

Ibland händer det att du inte automatiskt får ett underlag, t ex vid mindre inköp eller parkeringsavgifter. Då ska du begära en verifikation, ett ”skrivet” kvitto, om det är möjligt. I annat fall skriver du en verifikation själv med alla uppgifter som en verifikation ska ha. Du kan t ex använda en särskild blankett, en bokföringsorder, som finns att köpa. I flertalet bokföringsprogram finns även en ”bokföringsorderfunktion” vilket gör det möjligt att göra bokföringsordern direkt i datorn.

Ordna verifikationer

Verifikationer samlar du på ett ställe i datumordning. Följesedlar och s.k. slipar från kontorsinköp sparas till dess faktura kommer och häftas ihop med denna.

Sätt in verifikationer varje dag i en pärm. Då kommer de automatiskt i datumordning. Häfta gärna fast små kvitton på A4-papper. Det underlättar förvaring och hantering. Flera små kvitton på samma sorts utgifter kan häftas fast på samma papper.

Verifikationerna ska helst numreras i samband med att de sätts in i datumordning. Överst i högra hörnet är tydligt. Numret kallas för verifikationsnummer och används sedan när du bokför affärshändelsen. Den som bokför kan också skriva dit numret i samband med själva bokföringen.

Verifikationerna numreras i en löpnummerserie som bör hållas obruten under året. I vissa fall kan det vara praktiskt med flera nummerserier för olika typer av verifikationer. Med hjälp av numret hittar du lätt från verifikationen till bokföringen och vice versa.

Betalningsrutin

Ett sätt att hålla ordning på sina betalningar är att göra på följande sätt: Sätt in inkommande räkningar och fakturor i en särskild pärm t ex ordnade efter förfallodag. Vid betalningen skriver du på hur de betalats och när (”bet per Pg den …”) och flyttar över till pärmen betalda fakturor.

RÅD

Det viktigaste rådet vi kan ge i den här handledningen är att hålla ordning på verifikationerna. Varför? Bokföringslagen kräver att du har ett ordnat system. Men även för din egen och företagets skull behövs ordning och reda. Varje minut som du själv eller en redovisningskonsult måste använda för att reda ut oklarheter är dyrbar. Oavsett om du sköter bokföringen själv eller anlitar hjälp, ska du samla och ordna verifikationerna själv. Du får annars inget fast grepp om ekonomin i företaget. Oreda i bokföringen kan också medföra att du kanske betalar leverantörer eller skatter för sent eller felaktiga belopp. Konsekvenserna kan bl.a. bli extra – och onödiga – kostnader i form av dröjsmålsräntor och förseningsavgifter.

Hur man rättar en felaktig verifikation

Under tiden du håller på med din bokföring så kommer du troligtvis någon gång bokföra fel. En felaktigt bokförd transaktion är enkel att rätta men det är viktigt att du är noggrann så att det i efterhand tydligt framgår vad du har gjort.

Den manuella bokföringen rättar men genom att dra ett streck över det som är fel och skriva det rätta vid sidan av. Rättelsen ska sedan signeras och dateras så att man lätt kan se vem som gjort rättelsen och när den gjorts. En felaktigt bokförd transaktion får aldrig raderas eller målas över utan den måste alltid gå att tyda.

Bokför du med hjälp av ett bokföringsprogram så brukar det finnas speciella funktioner för rättning av verifikationer som man lätt kan använda sig av så att det blir rätt. För bokför man med ett bokföringsprogram så ska rättelsen bokföras genom att man upprättar en speciell rättelsepost. Även här ska det framgå vem som gjort rättelsen och när den gjorts.

Om du rättar en bokföringspost som hör ihop med ett för- eller eftersystem, såsom en kund- eller leverantörsreskontra så kan du även behöva rätta i de systemen för att avstämningen ska bli korrekt mellan bokföringen och reskontran.

Upptäcker du ett fel långt efter att transaktionen bokförts så ska man rätta genom en särskild rättelsepost genom att göra en ny verifikation. På den verifikationen ska du ange hur du bokat om, när det skett och skriva din signatur. Verifikationen ska även hänvisa till den ursprungliga, felaktiga verifikationen och på den felaktiga verifikationen anger du numret på rättelseverifikationen så att man lätt hittar den.

Kommer du på felet så sent som efter att skattedeklarationen lämnats in så kan det påverka momsen för den tidigare perioden. I vissa fall behöver du då skicka in rättelsen till Skatteverket för att allt ska bli rätt så det är alltid enklast att noggrant granska alla verifikationer så snart som möjligt.

Mer om hur du bokför i företaget